clientul meu folosește acum un formular diferit de anul trecut, ce fac

Format nou, aceleași date subiacente

Un alt format al clientului tău nu schimbă nimic în ceea ce privește datele în sine — schimbă doar modul în care întrebările sunt organizate și formulate. Denumirea statutară, numărul KvK, cifra de afaceri, numărul de angajați: aceste fapte sunt stabilite în dosarul tău de lanț, indiferent de care portal sau care chestionar folosește clientul tău în acest an. Ceea ce anul trecut se găsea la "date generale" poate fi în acest an împărțit în câmpuri separate pentru denumirea statutară și numărul de înregistrare — dar conținutul răspunsului rămâne același.

Unde se zvârcnește: un format nou cere uneori o formulare puțin diferită, sau cere o dovadă pe care lista anterioară nu o solicita. Gândește-te la un client care anul trecut a întrebat doar "aveți ISO 9001?", iar în acest an dorește să vadă numărul certificatului și data expirării. Sistemul nostru recunoaște noua întrebare pe baza sensului, nu pe baza textului exact din anul trecut, și propune răspunsul potrivit din dosar. Dacă lipsește dovada solicitată — de exemplu, pentru că întrebarea anterioară nu cerea un număr de certificat — atunci sistemul lasă acel câmp gol în loc să ghicească.

Recunoașterea funcționează pe baza sensului, nu pe baza modelului

Aceasta nu decurge dintr-un regulament legal, ci din modul în care a fost construit sistemul: face corespondența între întrebări pe baza conținutului (de exemplu: se referă la raportarea CSRD conform Directivei (UE) 2022/2464, la cele zece măsuri din articolul 21 NIS2, sau la o măsură din Anexa A ISO 27001), nu pe baza formulării exacte sau a ordinii unui portal specific. Un format nou al aceluiași client, sau un portal cu totul diferit cu o întrebare similară, este deci recunoscut ca aceeași întrebare subiacentă. Dacă rămâne o nouă dovadă solicitată care nu se găsește încă în dosar — de exemplu ceva despre țările în care întreprinderea are sedii — atunci o completezi o singură dată, și este gată pentru următoarea listă, de la acest sau alt client.