mon client utilise maintenant un formulaire différent de celui de l'année dernière, que dois-je faire

Nouveau format, mêmes données sous-jacentes

Un autre format de votre client ne change rien aux données elles-mêmes — il change seulement la manière dont les questions sont classées et formulées. La raison sociale, le numéro de KvK, le chiffre d'affaires, le nombre d'employés : ces faits sont fixés dans votre dossier de chaîne, indépendamment du portail ou de la liste de contrôle que votre client utilise cette année. Ce qui figurait l'année dernière sous « données générales » peut cette année être divisé en champs individuels pour la dénomination statutaire et le numéro d'immatriculation — mais le contenu de la réponse reste le même.

Où cela pose problème : un nouveau format demande parfois une formulation légèrement différente, ou demande une pièce justificative que la liste précédente ne demandait pas. Pensez à un client qui l'année dernière ne demandait que « disposez-vous d'une certification ISO 9001 ? », et cette année souhaite voir le numéro du certificat et la date d'expiration. Notre système reconnaît la nouvelle question en fonction du sens, non pas en fonction du libellé exact de l'année précédente, et propose la réponse appropriée du dossier. Si la pièce justificative demandée fait défaut — par exemple parce que la question précédente n'exigeait pas de numéro de certificat — le système laisse ce champ vide au lieu de faire une supposition.

La reconnaissance fonctionne sur le sens, non sur le modèle

Cela ne découle pas d'une disposition légale mais de la façon dont le système est construit : il met en correspondance les questions en fonction du contenu (par exemple : s'agit-il de la déclaration CSRD conformément à la Directive (UE) 2022/2464, des dix mesures de l'article 21 NIS2, ou d'une mesure Annexe A d'ISO 27001), non pas en fonction de la formulation exacte ou de l'ordre d'un portail spécifique. Un nouveau format du même client, ou un portail complètement différent avec une question comparable, est ainsi reconnu comme la même question sous-jacente. S'il reste une nouvelle pièce justificative demandée qui ne figure pas encore dans le dossier — par exemple quelque chose sur les pays dans lesquels l'entreprise a des établissements — vous la complétez une seule fois, et elle est prête pour la liste suivante, de ce client ou d'un autre.