mi cliente ahora usa un formulario diferente que el año pasado, ¿qué hago entonces

Nuevo formato, los mismos datos subyacentes

Otro formato de tu cliente no cambia nada en los datos en sí — solo cambia cómo se organizan y se formulan las preguntas. La denominación social, el número de KvK, la facturación, el número de empleados: esos datos están fijos en tu expediente de cadena, independientemente de qué portal o qué cuestionario utilice tu cliente este año. Lo que el año pasado estaba en «datos generales» puede estar este año dividido en campos individuales para la razón social y el número de registro — pero el contenido de la respuesta sigue siendo el mismo.

Dónde sí hay fricción: un nuevo formato a veces pregunta de manera ligeramente diferente, u solicita un documento que la lista anterior no pedía. Piensa en un cliente que el año pasado solo preguntó «¿tiene ISO 9001?», y este año quiere ver el número de certificado y la fecha de validez. Nuestro sistema reconoce la nueva pregunta por su significado, no por el texto exacto del año pasado, y propone la respuesta adecuada del expediente. Si falta el documento solicitado — por ejemplo, porque la pregunta anterior no exigía un número de certificado — el sistema deja ese campo en blanco en lugar de adivinanza.

El reconocimiento funciona por significado, no por plantilla

Esto no se deriva de una regulación legal sino de cómo se ha construido el sistema: hace coincidir preguntas por contenido (por ejemplo: ¿se trata de información de CSRD según la Directiva (UE) 2022/2464, de las diez medidas del artículo 21 de la NIS2, o de una medida del Anexo A de la norma ISO 27001), no por la redacción exacta o el orden de un portal específico. Un nuevo formato de la misma cliente, u otro portal completamente diferente con una pregunta comparable, se reconoce así como la misma pregunta subyacente. Si queda un nuevo documento solicitado que aún no está en el expediente — por ejemplo, algo sobre los países donde la empresa tiene sucursales — lo cumplimentas una sola vez y queda listo para la siguiente lista, de esta cliente u otra.