mój klient teraz używa innego formularza niż w zeszłym roku, co robić

Nowy format, te same dane bazowe

Inny format od twojego klienta nie zmienia nic w samych danych — zmienia tylko to, jak pytania są podzielone i sformułowane. Oficjalna nazwa, numer KvK, przychód, liczba pracowników: te fakty są ustalone w twoim dossier łańcucha, niezależnie od tego, którego portalu lub której listy kontrolnej klient używa w tym roku. To, co w ubiegłym roku było w "danych ogólnych", może w tym roku być podzielone na oddzielne pola dla oficjalna nazwa i numer rejestracyjny — ale zawartość odpowiedzi pozostaje ta sama.

Gdzie rzeczywiście powstaje problem: nowy format czasami pyta nieco inaczej sformułowane pytania, lub prosi o dokument potwierdzający, którego poprzednia lista nie wymagała. Wyobraź sobie klienta, który w ubiegłym roku zadawał tylko pytanie "czy macie ISO 9001?", a w tym roku chce zobaczyć numer certyfikatu i datę ważności. Nasz system rozpoznaje nowe pytanie na podstawie znaczenia, a nie na podstawie dokładnego tekstu z ubiegłego roku, i proponuje odpowiadającą odpowiedź z dossier. Jeśli brakuje żądanego dokumentu potwierdzającego — na przykład dlatego, że poprzednie pytanie nie wymagało numeru certyfikatu — system pozostawia to pole puste zamiast zgadywać.

Rozpoznawanie działa na podstawie znaczenia, a nie szablonu

Nie wynika to z regulacji prawnej, ale ze sposobu, w jaki system jest zbudowany: dopasowuje pytania na podstawie zawartości (na przykład: czy dotyczy to raportowania CSRD zgodnie z Dyrektywą (UE) 2022/2464, dziesięciu środków artykułu 21 NIS2, czy środka Załącznika A ISO 27001), a nie dokładnego sformułowania lub kolejności na konkretnym portalu. Nowy format od tego samego klienta lub zupełnie inny portal z podobnym pytaniem zostanie w ten sposób rozpoznany jako to samo podstawowe pytanie. Jeśli pozostanie nowy żądany dokument potwierdzający, którego jeszcze nie ma w dossier — na przykład coś dotyczącego krajami, w których przedsiębiorstwo ma oddziały — to uzupełniasz to jednorazowo, a będzie gotowe na następną listę od tego lub innego klienta.