mano klientas dabar naudoja kitą formą nei praeitais metais, ką daryti

Naujas formatas, tie patys pagrindiniai duomenys

Kitas jūsų kliento formatas nepakeičia pačių duomenų — jis keičia tik tai, kaip klausimai yra išdėstyti ir suformuluoti. Juridinis pavadinimas, KvK numeris, apyvarta, darbuotojų skaičius: šie faktai yra fiksuoti jūsų grandinės byloje, nepaisant to, kuris portalas ar kuris klausimynas jūsų klientas naudoja šiais metais. Tai, kas praeitais metais buvo "bendrieji duomenys", šiais metais gali būti padalinta į atskirus laukus statutinis pavadinimas ir registracijos numerio — tačiau atsakymo turinys lieka tas pats.

Kur iš tiesų trindžia: naujas formatas kartais formuluoja klausimą šiek tiek kitaip, arba prašo dokumento, kurio ankstesnis klausimynas nereikalavo. Pagalvokite apie klientą, kuris praeitais metais tik klausė "ar turite ISO 9001?", o šiais metais nori pamatyti sertifikato numerį ir galiojimo datą. Mūsų sistema atpažįsta naują klausimą pagal reikšmę, o ne pagal ankstesnio klausimo tikslią frazę, ir pasiūlo atitinkamą atsakymą iš bylos. Jei trūksta prašyto dokumento — pavyzdžiui, nes ankstesniame klausime nebuvo reikalingas sertifikato numeris — sistema palikti tą lauką tuščią, užuot spėliojusi.

Atpažinimas veikia pagal reikšmę, o ne pagal šabloną

Tai nekyla iš jokio teisės akto, bet iš to, kaip sistema yra sukonstruota: ji suderina klausimus pagal turinį (pavyzdžiui: ar tai yra dėl CSRD ataskaitų pagal Direktyvą (EU) 2022/2464, apie dešimt NISD priemonių iš 21 straipsnio, ar apie ISO 27001 Annex A priemonę), o ne pagal tikslią konkrečaus portalo formuluotę ar tvarką. Naujas tos pačios kliento formatas arba visiškai kitas portalas su panašiu klausimu dėl to atpažįstamas kaip tas pats pagrindinis klausimas. Jei lieka naujas prašytas dokumentas, kurio dar nėra byloje — pavyzdžiui, dėl salimis, kuriose imone turi skyrius — tada tai užpildai vienkart, ir jis bus paruoštas kitam klausimynui, šio arba kito kliento.