KYB steht für Know Your Business. Es ist die Kontrolle, mit der ein Abnehmer, eine Bank oder ein Versicherer überprüft, wer genau hinter Ihrem Unternehmen steckt, ob dieses Unternehmen wirklich existiert und ob es rechtmäßig handelt. Der Begriff stammt aus derselben Familie wie KYC, Know Your Customer, das Banken bereits länger bei Privatkunden anwenden. Bei geschäftlichen Beziehungen heißt es KYB, weil nicht eine Person, sondern eine Organisation überprüft wird.
Ein Abnehmer verlangt dies nicht, weil er Ihnen misstraut. Unternehmen, die mit vielen Lieferanten arbeiten, müssen nachweisen können, dass sie wissen, mit wem sie Geschäfte machen. Das spielt beim Eingehen einer neuen Beziehung eine Rolle, aber auch regelmäßig bei bestehenden Lieferanten, besonders wenn sich etwas in der Unternehmensstruktur ändert. Banken und Versicherer verlangen ähnliche Informationen, weil sie unter Aufsicht stehen und nachweisen müssen, dass sie ihren eigenen Kundenstamm kennen.
Was eine KYB-Kontrolle genau überprüft
Eine KYB-Prüfung besteht normalerweise aus ein paar festen Komponenten. Zunächst wird festgestellt, dass das Unternehmen existiert und aktiv ist, normalerweise über einen Auszug aus dem Handelsregister. Anschließend wird überprüft, wer die wirtschaftlich Berechtigten sind, die sogenannten UBO: die natürlichen Personen, die die Kontrolle haben oder Eigentümer sind. Danach prüft der Abnehmer, ob es Sanktionen oder Verwarnungen gegen das Unternehmen oder die beteiligten Personen gibt, und manchmal wird auch nach der Finanzlage oder Referenzen gefragt. Was genau abgefragt wird, unterscheidet sich je nach Abnehmer und Branche; es gibt keine einheitliche, standardisierte Liste, die für alle gilt.
Das Detail, an dem viele Unternehmer scheitern, ist, dass die angeforderten Unterlagen oft etwas älter oder etwas neuer sein müssen als das, was in der eigenen Verwaltung bereitliegt. Ein Handelsregisterauszug von vor einem Jahr wird von einem Abnehmer akzeptiert und von einem anderen abgelehnt, weil er nicht aktuell genug ist. Dasselbe gilt für eine UBO-Erklärung: Ändert sich etwas in der Anteilseignerschaft, ist die vorher eingereichte Version nicht mehr nutzbar. Wer solche Unterlagen an einer Stelle aktuell hält, muss nicht jedes Mal neu suchen, welches Dokument zu welcher Anfrage gehört.
Was Sie standardmäßig liefern müssen und nicht
Eine KYB-Frage bezieht sich auf die Identität und Struktur Ihres Unternehmens, nicht automatisch auf alles, was ein Abnehmer noch wissen möchte. Eine Anforderung eines Handelsregisterauszugs oder einer UBO-Übersicht ist etwas anderes als eine Anforderung von internen Finanzdetails oder Personalangaben. Im Zweifelsfall lohnt es sich zu überprüfen, was für den spezifischen Zweck der Frage notwendig ist. Auf der Seite mit häufig gestellten Fragen wird erläutert, wie diese Unterscheidung in der Praxis oft gemacht wird.
Wie oft dies vorkommt
Weil KYB keine einmalige Kontrolle ist, sondern etwas, das Abnehmer, Banken und Versicherer regelmäßig wiederholen, kommt dieselbe Frage in der Praxis mehrmals im Jahr vor, jedes Mal in einem etwas anderen Format. Das ist einer der Gründe, warum Unternehmer dieselben Daten immer wieder neu ausfüllen müssen, während sich die zugrunde liegenden Fakten kaum ändern. In der Wissensdatenbank wird pro Begriff erläutert, woher er kommt und was die Fundstelle im offiziellen Text ist.
Kein Gütesiegel, aber ein Dossier
Es ist wichtig zu betonen, dass eine KYB-Prüfung vom Abnehmer selbst durchgeführt und bewertet wird. Es gibt kein Zertifikat oder keine Genehmigung, das diese Prüfung ersetzt: Der Abnehmer, die Bank oder der Versicherer zieht seine eigenen Schlussfolgerungen auf der Grundlage der eingereichten Unterlagen. Was Sie tun können, ist sicherstellen, dass die grundlegenden Dokumente aktuell und in Ordnung sind und sobald die Anfrage eingeht, bereitliegen.
Möchten Sie wissen, welche KYB-bezogenen Fragen für Ihr Unternehmen häufig wiederkehren und welche Unterlagen dazu gehören? Mit der Erkennungsprüfung sehen Sie in ein paar Fragen, wo Sie stehen, und auf der Seite über die Funktionsweise lesen Sie, woher die Informationen in der Akte stammen.