KYB står för Know Your Business. Det är den kontroll genom vilken en avnämare, en bank eller en försäkringsgivare kontrollerar vem som ligger bakom ditt företag, huruvida företaget verkligen existerar och om det handlar på ett lagligt sätt. Termen kommer från samma familj som KYC, Know Your Customer, som banker redan använder vid privatkunder. För affärsrelationer kallas det KYB, eftersom inte en person utan en organisation granskas.
En avnämare ställer denna fråga inte för att han tvivlar på dig. Företag som arbetar med många leverantörer måste kunna visa att de vet vem de gör affärer med. Det gäller när man inleder en ny relation, men även periodiskt för befintliga leverantörer, särskilt om något förändras i företagsstrukturen. Banker och försäkringsgivare ställer liknande frågor eftersom de är under tillsyn och måste kunna visa att de känner till sin egen kundskapskrets.
Vad en KYB-kontroll kontrollerar exakt
En KYB-kontroll består vanligtvis av ett par fasta delar. Först konstateras att företaget existerar och är aktivt, vanligtvis via ett utdrag från handelsregistret. Därefter granskas vem som är de faktiska intressenter, de så kallade UBO:erna: de fysiska personer som har makten eller är ägare. Därefter kontrollerar avnämaren om det finns några sanktioner eller varningar mot företaget eller de inblandade personerna, och ibland efterfrågas även företagets finansiella ställning eller referenser. Vad som efterfrågas exakt varierar per avnämare och per sektor; det finns ingen fast, enhetlig lista som gäller för alla.
Detaljen som många företagare stöter på är att de efterfrågade handlingarna ofta måste vara precis lite äldre eller precis lite nyare än vad som ligger klart i den egna administrationen. Ett handelsregisterutdrag från för ett år sedan accepteras av en avnämare och förkastas av en annan för att det inte är tillräckligt aktuellt. Detsamma gäller för en UBO-försäkran: ändras något i aktieägandet måste den tidigare inlämnade versionen kasseras. Den som håller den här sortens handlingar uppdaterade på ett ställe behöver inte söka från början varje gång vilket dokument som hör till vilken förfrågan.
Vad du måste och inte måste lämna in enligt standard
En KYB-fråga handlar om identiteten och strukturen hos ditt företag, inte automatiskt om allt annat som en avnämare kanske vill veta. En begäran om ett handelsregisterutdrag eller en UBO-sammanfattning är något annat än en begäran om interna finansiella detaljer eller personaldata. Om du är osäker på vad som är rimligt att dela kan det vara värdefullt att kontrollera vad som behövs för det specifika syftet med frågan. På sidan med vanliga frågor förklaras hur detta skiljetecken ofta görs i praktiken.
Hur ofta det förekommer
Eftersom KYB inte är en engångskontroll utan något som avnämare, banker och försäkringsgivare upprepar periodiskt förekommer samma fråga i praktiken flera gånger per år, varje gång i ett något annat format. Det är en av anledningarna till att företagare måste fylla i samma uppgifter om och om igen, medan de underliggande fakta knappt förändras. I kunskapsbanken förklaras per begrepp var det kommer ifrån och vad källan i den officiella texten är.
Ingen certifiering, men väl ett dossier
Det är viktigt att understryka att en KYB-kontroll utförs och bedöms av avnämaren själv. Det finns inget certifikat eller godkännande som ersätter denna kontroll: avnämaren, banken eller försäkringsgivaren drar sina egna slutsatser baserat på de inlämnade handlingarna. Det du kan göra är att se till att grunddokumenten, aktuella och i ordning, är klara så snart frågan kommer in.
Vill du veta vilka KYB-relaterade frågor som ofta återkommer för ditt företag och vilka dokument som hör till dem? Med igenkänningskontroll ser du i några frågor var du står, och på sidan om hur det fungerar läser du var informationen i dossieren kommer ifrån.