KYB sta per Know Your Business. È il controllo con cui un acquirente, una banca o un assicuratore verifica chi si trova esattamente dietro la vostra azienda, se l'azienda esiste davvero e se agisce legittimamente. Il termine proviene dalla stessa famiglia di KYC, Know Your Customer, che le banche applicano da più tempo ai clienti privati. Nel caso di relazioni commerciali si parla di KYB, perché non una persona ma un'organizzazione viene sottoposta a verifica approfondita.
Un acquirente non chiede questo perché dubita di voi. Le aziende che lavorano con molti fornitori devono essere in grado di dimostrare che sanno con chi fanno affari. Questo è rilevante quando si instaura una nuova relazione, ma anche periodicamente per i fornitori esistenti, soprattutto se c'è un cambiamento nella struttura aziendale. Le banche e gli assicuratori richiedono informazioni simili perché sono soggetti a vigilanza e devono essere in grado di dimostrare che conoscono la loro base di clienti.
Cosa verifica esattamente un controllo KYB
Un controllo KYB di solito consiste in alcuni elementi fissi. In primo luogo, si accerta che l'azienda esista e sia attiva, di solito tramite un estratto dal registro delle imprese. Successivamente, si verifica chi sono gli ultimi titolari effettivi, i cosiddetti UBO: le persone fisiche che hanno il controllo o sono proprietari. L'acquirente verifica quindi se ci sono sanzioni o avvertimenti noti contro l'azienda o le persone coinvolte, e a volte viene anche chiesta la posizione finanziaria o i riferimenti. Ciò che viene esattamente richiesto varia a seconda dell'acquirente e del settore; non esiste un elenco fisso e uniforme che valga per tutti.
Il dettaglio che molti imprenditori affrontano è che i documenti richiesti sono spesso un po' più vecchi o un po' più recenti di quelli che sono pronti nella propria amministrazione. Un estratto dal registro delle imprese di un anno fa viene accettato da un acquirente e rifiutato da un altro perché non è sufficientemente attuale. Lo stesso vale per una dichiarazione UBO: se c'è un cambiamento nella proprietà delle azioni, la versione precedentemente fornita non è più utilizzabile. Chi mantiene questi documenti aggiornati in un unico posto non ha bisogno di cercare ogni volta quale documento corrisponde a quale richiesta.
Cosa è necessario fornire standard e cosa no
Una domanda KYB riguarda l'identità e la struttura della vostra azienda, non automaticamente tutto ciò che un acquirente vorrebbe sapere. Una richiesta di estratto dal registro delle imprese o di un quadro dei beneficiari effettivi è diversa da una richiesta di dettagli finanziari interni o dati sui dipendenti. In caso di dubbio su ciò che è ragionevole condividere, è utile verificare cosa è necessario per lo scopo specifico della domanda. Su la pagina delle domande frequenti è illustrato come questa distinzione viene spesso fatta nella pratica.
Con quale frequenza si ripete
Poiché KYB non è un controllo una tantum ma qualcosa che gli acquirenti, le banche e gli assicuratori ripetono periodicamente, nella pratica la stessa domanda ricorre più volte all'anno, ogni volta in un formato leggermente diverso. Questo è uno dei motivi per cui gli imprenditori devono reinserire gli stessi dati più volte all'anno, mentre i fatti sottostanti cambiano a malapena. Nel database delle conoscenze è illustrato per ogni concetto da dove proviene e quale sia il riferimento nel testo ufficiale.
Nessun marchio di qualità, ma un dossier
È importante sottolineare che un controllo KYB viene effettuato e valutato dall'acquirente stesso. Non esiste un certificato o un'approvazione che sostituisce questo controllo: l'acquirente, la banca o l'assicuratore trae le proprie conclusioni sulla base dei documenti forniti. Quello che potete fare è assicurarvi che i documenti di base, aggiornati e in ordine, siano pronti non appena arriva la domanda.
Volete sapere quali domande correlate a KYB ricorrono frequentemente per la vostra azienda e quali documenti vi sono associati? Con il controllo di riconoscimento vedrete in poche domande dove vi trovate, e su la pagina su come funziona leggete da dove provengono le informazioni nel fascicolo.