KYB tarkoittaa Know Your Business -periaatetta. Se on tarkistus, jonka avulla tilaaja, pankki tai vakuutusyhtiö varmistaa, kuka yrityksen takana on, ovatko yritys todella olemassa ja toimiiko se laillisesti. Termi kuuluu samaan kategoriaan kuin KYC, Know Your Customer, jota pankit ovat jo pitkään soveltaneet yksityisiin asiakkaisiin. Liikesuhteissa sitä kutsutaan KYB:ksi, koska sitä sovelletaan ei-yksittäiseen henkilöön vaan organisaatioon.
Tilaaja ei kysy tätä, koska hänellä on epäilyksiä sinua kohtaan. Yritykset, jotka työskentelevät monien toimittajien kanssa, joutuvat osoittamaan, että tietävät, kenen kanssa tekevät kauppaa. Tämä on merkityksellistä uuden suhteen muodostamisessa, mutta myös säännöllisesti olemassa olevan toimittajan kohdalla, erityisesti jos yritysrakenteessa tapahtuu muutoksia. Pankit ja vakuutusyhtiöt pyytävät vastaavia tietoja, koska ne ovat valvonnan alaisia ja joutuvat osoittamaan tuntevansa oman asiakaskuntansa.
Mitä KYB-tarkistus tarkistaa
KYB-tarkistus koostuu yleensä muutamasta vakiosisällöstä. Ensin varmistetaan, että yritys on olemassa ja toimii aktiivisesti, yleensä kaupparekisterin otteen avulla. Sitten tarkastellaan, keillä ovat lopulliset omistajat, niin sanotut UBO:t: luonnolliset henkilöt, joilla on määräysvalta tai omistus. Seuraavaksi tilaaja tarkistaa, onko yritykseen tai osallistuviin henkilöihin kohdistuvia pakotteita tai varoituksia, ja joskus kysytään myös taloudellisesta asemasta tai referensseistä. Se, mitä tarkalleen kysytään, vaihtelee tilaajittain ja toimialoittain; ei ole olemassa vain yhtä yhtenäistä luetteloa, joka koskisi kaikkia.
Yksityiskohta, johon monet yrittäjät törmäävät, on se, että pyydetyt asiakirjat ovat usein hieman vanhempia tai hieman uudempia kuin ne, jotka ovat valmiina omassa hallinnossa. Vuoden takaa oleva kaupparekisterin ote hyväksytään toisella tilaajalla ja hylätään toisella, koska se ei ole riittävän ajankohtainen. Sama koskee UBO-ilmoitusta: jos omistussuhteet muuttuvat, aikaisempi toimittama versio ei ole enää käyttökelpoinen. Joka pitää tämäntyyppisiä asiakirjoja yhdessä paikassa ajan tasalla, ei tarvitse aina etsiä uudelleen, mikä asiakirja kuuluu mihin kysymykseen.
Mitä sinun ei tarvitse standardin mukaan toimittaa
KYB-kysymys koskee yrityksen henkilöllisyyttä ja rakennetta, ei automaattisesti kaikkea, mitä tilaaja muuten haluaisi tietää. Kaupparekisterin otteen tai UBO-yhteenvedon pyyntö eroaa pyyntöjen tekemisestä sisäisistä taloustiedoista tai henkilöstötiedoista. Jos olet epävarma siitä, mikä on kohtuullista jakaa, on hyödyllistä selvittää, mitä kysymyksen erityiseen tarkoitukseen tarvitaan. Sivulla Usein kysytyt kysymykset selitetään, kuinka tämä ero käytännössä usein tehdään.
Kuinka usein tämä toistuu
Koska KYB ei ole kertaluonteinen tarkistus vaan asia, jonka tilaajat, pankit ja vakuutusyhtiöt toistavat säännöllisesti, samaa kysymystä tulee käytännössä useita kertoja vuodessa, joka kerta hieman eri muodossa. Tämä on yksi syy siihen, miksi yrittäjät joutuvat täyttämään samat tiedot uudelleen ja uudelleen, vaikka taustalla olevat tosiasiat muuttuvat tuskin lainkaan. Sivulla tietovarastossa selitetään käsitteen osalta, mistä se tulee ja mikä on viitepaikka virallisessa tekstissä.
Ei sertifiointileimaa, mutta kyllä aineisto
On tärkeää painottaa, että KYB-tarkastus suoritetaan ja arvioidaan ostajan itsensä toimesta. Tätä tarkastusta korvaavaa sertifikaattia tai hyväksyntää ei ole: ostaja, pankki tai vakuutuksenantaja tekee oman johtopäätöksensä toimitettujen asiakirjojen perusteella. Mitä voit tehdä, on varmistaa, että perusasiakirjat ovat ajantasaisia ja kunnossa, valmiina heti kun kysymys tulee.
Haluatko tietää, mitkä KYB-liittyvät kysymykset toistuvat usein yrityksellesi ja mitkä asiakirjat niihin liittyvät? Käyttämällä tunnistustarkastusta näet muutamalla kysymyksellä, missä olet, ja sivulla siitä, kuinka se toimii luet, mistä dossierissa oleva tieto tulee.