KYB significa Know Your Business. É a verificação com a qual um cliente, um banco ou uma seguradora verifica quem está exatamente por trás de sua empresa, se essa empresa realmente existe e se atua de forma legítima. O termo vem da mesma família que KYC, Know Your Customer, que os bancos já aplicam há mais tempo com clientes particulares. Em relações comerciais é chamado KYB, porque não é uma pessoa mas uma organização que é verificada.
Um cliente não pede isso porque duvide de você. Empresas que trabalham com muitos fornecedores devem poder demonstrar que sabem com quem fazem negócios. Isso é importante ao iniciar uma nova relação, mas também periodicamente com fornecedores existentes, especialmente se há mudanças na estrutura empresarial. Bancos e seguradoras pedem informações semelhantes porque estão sob supervisão e devem poder demonstrar que conhecem sua própria base de clientes.
O que uma verificação KYB exatamente verifica
Uma verificação KYB geralmente consiste em alguns componentes fixos. Primeiro, é estabelecido que a empresa existe e está ativa, geralmente através de um extrato do registro comercial. Em seguida, é verificado quem são os beneficiários finais, os chamados UBO's: as pessoas naturais que têm o controle ou são proprietárias. Posteriormente, o cliente verifica se há sanções ou advertências conhecidas contra a empresa ou as pessoas envolvidas, e às vezes também são pedidas informações sobre a situação financeira ou referências. O que exatamente é solicitado varia por cliente e por setor; não existe uma lista fixa e uniforme que se aplique a todos.
O detalhe com o qual muitos empresários se deparam é que os documentos solicitados frequentemente precisam ser um pouco mais antigos ou um pouco mais novos do que o que está pronto na própria administração. Um extrato do registro comercial de um ano atrás é aceito por um cliente e rejeitado por outro porque não é atual o suficiente. O mesmo se aplica a uma declaração UBO: se algo muda na participação acionária, a versão fornecida anteriormente não pode mais ser usada. Quem mantém esses tipos de documentos atualizados em um só lugar não precisa procurar repetidamente qual documento corresponde a qual solicitação.
O que você deve e não deve fornecer como padrão
Uma pergunta KYB diz respeito à identidade e estrutura de sua empresa, não automaticamente a tudo mais que um cliente gostaria de saber. Um pedido de extrato do registro comercial ou um resumo UBO é algo diferente de um pedido de detalhes financeiros internos ou dados de pessoal. Em caso de dúvida sobre o que é razoável compartilhar, é útil verificar o que é necessário para o propósito específico da pergunta. Na página de perguntas frequentes é explicado como essa distinção é frequentemente feita na prática.
Com que frequência isso acontece
Como KYB não é uma verificação única mas algo que clientes, bancos e seguradoras repetem periodicamente, a mesma pergunta na prática retorna várias vezes por ano, sempre em um formato um pouco diferente. Essa é uma das razões pelas quais os empresários devem preencher os mesmos dados repetidamente, enquanto os fatos subjacentes mal mudam. Na base de conhecimento é explicado por conceito de onde vem e qual é a fonte na legislação oficial.
Sem certificado, mas com um dossiê
É importante enfatizar que uma verificação KYB é realizada e avaliada pelo próprio cliente. Não existe um certificado ou aprovação que substitua essa verificação: o cliente, banco ou seguradora tira sua própria conclusão com base nos documentos fornecidos. O que você pode fazer é garantir que os documentos básicos, atualizados e em ordem, estejam prontos assim que a pergunta chegar.
Deseja saber quais perguntas relacionadas com KYB surgem frequentemente para sua empresa e quais documentos a acompanham? Com a verificação de reconhecimento você vê em algumas perguntas onde se encontra e em a página sobre como funciona você lê de onde vêm as informações no dossiê.