KYB signifie Know Your Business. C'est le contrôle par lequel un client, une banque ou un assureur vérifie qui se cache exactement derrière votre entreprise, si cette entreprise existe vraiment et si elle agit légalement. Le terme vient de la même famille que KYC, Know Your Customer, que les banques appliquent depuis longtemps aux clients particuliers. Dans les relations commerciales, on parle de KYB, car ce n'est pas une personne mais une organisation qui est examinée.
Un client ne vous demande pas cela parce qu'il doute de vous. Les entreprises qui travaillent avec de nombreux fournisseurs doivent pouvoir démontrer qu'elles savent avec qui elles font affaire. Cela se fait lors de l'établissement d'une nouvelle relation, mais aussi périodiquement avec les fournisseurs existants, en particulier s'il y a un changement dans la structure de l'entreprise. Les banques et les assureurs demandent des informations comparables parce qu'ils sont soumis à supervision et doivent pouvoir prouver qu'ils connaissent leur propre portefeuille de clients.
Ce qu'une vérification KYB examine exactement
Une vérification KYB comprend généralement un certain nombre d'éléments fixes. Premièrement, on vérifie que l'entreprise existe et est active, généralement par un extrait du registre du commerce. Ensuite, on examine qui sont les bénéficiaires effectifs, les soi-disant UBO : les personnes physiques qui ont le pouvoir de décision ou qui sont propriétaires. Ensuite, le client vérifie s'il existe des sanctions ou des avertissements contre l'entreprise ou les personnes impliquées, et parfois des informations sont également demandées sur la situation financière ou sur les références. Ce qui est exactement demandé varie selon le client et le secteur ; il n'existe pas de liste fixe et uniforme qui s'applique à tous.
Le détail auquel de nombreux entrepreneurs se heurtent, c'est que les documents demandés doivent souvent être légèrement plus anciens ou légèrement plus récents que ce qui est disponible dans leur propre administration. Un extrait du registre du commerce datant d'un an est accepté par un client et rejeté par un autre parce qu'il n'est pas suffisamment à jour. Il en va de même pour une déclaration UBO : si quelque chose change dans l'actionnariat, la version fournie antérieurement ne peut plus être utilisée. Celui qui garde ce type de documents à jour en un seul endroit n'a pas besoin de chercher à chaque fois quel document correspond à quelle demande.
Ce que vous devez et ne devez pas fournir en standard
Une question KYB porte sur l'identité et la structure de votre entreprise, pas automatiquement sur tout ce qu'un client souhaiterait connaître en outre. Une demande d'extrait du registre du commerce ou d'un aperçu UBO est différente d'une demande de détails financiers internes ou de données de personnel. En cas de doute sur ce qui est raisonnable de partager, il est utile de vérifier ce qui est nécessaire pour l'objectif spécifique de la question. Sur la page des questions fréquemment posées il est expliqué comment cette distinction est souvent faite dans la pratique.
À quelle fréquence cela revient
Parce que KYB n'est pas une vérification unique mais quelque chose que les clients, les banques et les assureurs répètent périodiquement, la même question revient en pratique plusieurs fois par an, chaque fois dans un format légèrement différent. C'est l'une des raisons pour lesquelles les entrepreneurs doivent remplir à plusieurs reprises les mêmes données, alors que les faits sous-jacents changent à peine. Dans la base de connaissances il est expliqué par terme d'où il provient et quelle est la source dans le texte officiel.
Pas de label, mais un dossier
Il est important de souligner qu'un contrôle KYB est effectué et évalué par l'acheteur lui-même. Il n'existe aucun certificat ou approbation qui remplace ce contrôle : l'acheteur, la banque ou l'assureur tire sa propre conclusion sur la base des documents fournis. Ce que vous pouvez faire, c'est veiller à ce que les documents de base, à jour et en ordre, soient prêts dès que la demande arrive.
Voulez-vous savoir quelles questions liées à KYB reviennent souvent pour votre entreprise et quels documents en font partie ? Avec le contrôle de reconnaissance vous voyez en quelques questions où vous en êtes, et sur la page sur le fonctionnement vous lisez d'où provient l'information du dossier.