verzekeraar wil weten hoeveel personeel wij hebben welk aantal geef ik op

Het aantal medewerkers komt uit het Handelsregister

Het getal dat je opgeeft is meestal het aantal medewerkers zoals dat bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Dat aantal staat vermeld op het uittreksel uit het Handelsregister en wordt uitgedrukt in een bandbreedte of een exact aantal, afhankelijk van hoe de onderneming het heeft doorgegeven. Verzekeraars vragen dit cijfer meestal als indicator voor omvang en risico, niet als exacte fte-telling — een grove maar verifieerbare bron volstaat dus doorgaans.

Twijfel je tussen het aantal op de loonlijst en het aantal fte (voltijdsequivalenten), kies dan de definitie die in de vraag zelf staat. Staat die er niet, dan is het Handelsregistercijfer de veiligste keuze omdat het extern controleerbaar is. Dit cijfer wordt overigens vaker gevraagd dan alleen door verzekeraars: ook bij de vraag hoeveel medewerkers de onderneming heeft in duurzaamheidslijsten wordt vaak naar dezelfde bron verwezen, en soms wordt het gecombineerd met een vraag naar de jaaromzet van de onderneming om de bedrijfsgrootte te bepalen — bijvoorbeeld voor de indeling klein, middelgroot of groot mkb.

Waar dat vandaan komt: de Handelsregisterwet

Het aantal medewerkers is een van de gegevens die op grond van de Handelsregisterwet 2007 voor elke onderneming zijn vastgelegd. Dit is dus geen schatting of eigen opgave die je apart moet berekenen, maar een bestaand, extern geregistreerd feit. Wil je het cijfer preciezer onderbouwen dan de bandbreedte uit het Handelsregister toelaat — bijvoorbeeld omdat de verzekeraar om een peildatum vraagt — dan is de eigen loonadministratie de aangewezen bron, maar dat is dan een aanvulling op het Handelsregistercijfer, niet een vervanging ervan.