mijn klant gebruikt nu een ander formulier dan vorig jaar, wat dan

Nieuw format, dezelfde onderliggende gegevens

Een ander format van je klant verandert niets aan de gegevens zelf — het verandert alleen hoe de vragen zijn ingedeeld en geformuleerd. De statutaire naam, het KvK-nummer, de omzet, het aantal medewerkers: die feiten liggen vast in je ketendossier, onafhankelijk van welk portaal of welke vragenlijst je klant dit jaar gebruikt. Wat vorig jaar bij "algemene gegevens" stond, kan dit jaar zijn opgesplitst in losse velden voor de statutaire naam en het registratienummer — maar de inhoud van het antwoord blijft hetzelfde.

Waar het wél schuurt: een nieuw format vraagt soms net iets anders geformuleerd, of vraagt om een bewijsstuk dat de vorige lijst niet vroeg. Denk aan een klant die vorig jaar alleen "heeft u ISO 9001?" vroeg, en dit jaar het certificaatnummer en de geldigheidsdatum wil zien. Ons systeem herkent de nieuwe vraag op basis van de betekenis, niet op basis van de exacte tekst van vorig jaar, en stelt het passende antwoord uit het dossier voor. Ontbreekt het gevraagde bewijsstuk — bijvoorbeeld omdat de vorige vraag geen certificaatnummer verlangde — dan laat het systeem dat veld open in plaats van te gokken.

Herkenning werkt op betekenis, niet op sjabloon

Dit volgt niet uit een wettelijke regeling maar uit hoe het systeem is gebouwd: het matcht vragen op inhoud (bijvoorbeeld: gaat dit over CSRD-rapportage volgens Richtlijn (EU) 2022/2464, over de tien maatregelen van artikel 21 NIS2, of over een ISO 27001 Annex A-maatregel), niet op de exacte bewoording of volgorde van een specifiek portaal. Een nieuw format van dezelfde klant, of een heel ander portaal met een vergelijkbare vraag, wordt daardoor herkend als dezelfde onderliggende vraag. Blijft er een nieuw gevraagd bewijsstuk over dat nog niet in het dossier zit — bijvoorbeeld iets over de landen waar de onderneming vestigingen heeft — dan vul je dat eenmalig aan, en staat het klaar voor de volgende lijst, van deze of een andere klant.