skal vi udfylde alle onboarding spørgeskemaer på ny efter en overtagelse

Efter en fusion skal kædeomslaget være nyt, de gamle svar bliver ikke automatisk overtaget

Ja, i praksis udfylder du en stor del på ny, men ikke fordi spørgeskemaet ændrer sig — men fordi virksomheden bag ændrer sig. En fusion eller opkøb påvirker netop de felter, som kunder oftest anmoder om: den juridiske form, det registreringsnummer, hvorunder virksomheden er registreret, nogle gange det juridiske navn og næsten altid antallet af medarbejdere og omsætningen når to enheder fusioneres. Hvert af disse felter er et separat svar i kædearkivet. Hvis kilden ændres, skal svaret bekræftes igen — ikke fordi vi foreskriver det, men fordi svaret ellers stemmer med en situation, der ikke længere eksisterer.

Hvad der ikke nødvendigvis ændres: certificeringer, forsikringspolicer og politikdokumenter, der forbliver i navn på den overtagne eller fortsættende enhed. Et ISO 27001-certificat eller en ansvarsforsikring fortsætter, så længe den juridiske enhed, der besidder certificatet eller policen, findes. Kontroller for hvert bevis, hvem det er i navnet på efter transaktionen — det afgør, om feltet i arkivet beholder det samme svar, eller om en opdatering er nødvendig. Ved en juridisk fusion, hvor en enhed forsvinder, bortfalder certificater og policer for denne forsvundne enhed ofte, og der skal være en ny version i navn på den fortsættende part.

Hvorfor dette varierer pr. felt og ikke pr. spørgeskema

Dette følger ikke af én regel, men af selve karakteren af supply chain-dossieret: hvert svar er knyttet til et faktum om virksomheden, og Handelsregisterwet 2007 er vejledende for, hvad der officielt er fastslået om denne virksomhed — navn, juridisk form, registreringsnummer og forretningssted. Efter en fusion ændres indskrivningen hos Handels- og Håndværkskammeret, og det er det tidspunkt, hvor de tilsvarende felter i dossieret skal gennemses. For tal såsom antallet af medarbeidere og årlig omsætning gælder det, at en fusion ændrer den underliggende opgørelse, så disse svar er pr. definition forældet, så snart transaktionen er gennemført — uafhængig af hvilket portal de nogensinde har anmodet om.