Müssen wir nach einer Übernahme alle Onboarding-Fragebogen erneut ausfüllen

Nach einer Fusion muss das Lieferantendossier neu angelegt werden, die alten Antworten nicht automatisch

Ja, in der Praxis füllst du einen großen Teil erneut aus, aber nicht, weil sich die Frageliste ändert — sondern weil sich das Unternehmen dahinter ändert. Eine Fusion oder Übernahme betrifft genau die Felder, die Kunden am häufigsten abfragen: die Rechtsform, die Registrierungsnummer, unter der das Unternehmen eingetragen ist, manchmal die Firma und fast immer die Anzahl der Mitarbeiter und der Umsatz, wenn zwei Entitäten zusammengefügt werden. Jedes dieser Felder ist eine separate Antwort im Lieferantendossier. Wenn sich die Quelle ändert, muss die Antwort erneut bestätigt werden — nicht, weil wir das vorschreiben, sondern weil die Antwort sonst nicht mit einer Situation übereinstimmt, die es nicht mehr gibt.

Was sich nicht zwingend ändert: Zertifizierungen, Versicherungspolicen und Richtliniendokumente, die auf den Namen der übernonommenen oder überlebenden Entität ausgestellt bleiben. Ein ISO-27001-Zertifikat oder eine Haftpflichtversicherung läuft weiter, solange die juristische Entität, die das Zertifikat oder die Police hält, weiterbesteht. Überprüfe pro Nachweis nach der Transaktion, auf wessen Namen dieser ausgestellt ist — das bestimmt, ob das Feld im Dossier dieselbe Antwort behält oder ein Update erforderlich ist. Bei einer juristischen Fusion, bei der eine Entität wegfällt, verfallen Zertifikate und Policen dieser weggefallenen Entität oft, und es muss eine neue Version auf den Namen der überlebenden Partei ausgestellt werden.

Warum dies pro Feld unterschiedlich ist, nicht pro Frageliste

Dies folgt nicht aus einer einzigen Regel, sondern aus dem Wesen des Lieferantendossiers selbst: jede Antwort ist an eine Tatsache über das Unternehmen gebunden, und das Handelsregistergesetz 2007 ist maßgeblich für das, was über dieses Unternehmen offiziell registriert ist — Name, Rechtsform, Registrierungsnummer und Betriebsstätte. Nach einer Fusion ändert sich die Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer, und das ist der Moment, in dem die entsprechenden Felder im Dossier überprüft werden müssen. Für Zahlen wie die Anzahl der Mitarbeiter und der Jahresumsatz gilt, dass eine Fusion die zugrunde liegende Berechnung ändert, daher sind diese Antworten per Definition veraltet, sobald die Transaktion abgeschlossen ist — unabhängig davon, welches Portal sie jemals abgefragt hat.