was muss ich tun, wenn eine Antwort in der Datei veraltet ist

Eine veraltete Antwort korrigierst du an der Quelle, nicht im Fragebogen

Falls eine Antwort in der Lieferketten-Akte nicht mehr stimmt, änderst du sie dort. Nicht im Portal deines Kunden und nicht nur für diesen einen Fragebogen. Die Akte ist der Ort, an dem pro Thema eine aktuelle Antwort steht, zusammen mit dem dazugehörigen Beweismittel. Ein Beispiel: die Mitarbeiterzahl ist seit der letzten Aktualisierung gestiegen, oder die Antwort auf ,„Wie viele Arbeitnehmer das Unternehmen hat verweist noch auf ein Kalenderjahr, das vorbei ist. Sobald du das in der Akte anpasst, erhält jede Liste, die danach ausgefüllt wird, automatisch die aktualisierte Antwort — auch bei Kunden, an die du sie noch nicht eingereicht hast.

Für Daten, die aus dem Handelsregister stammen — wie die Firma, die Registernummer oder die Betriebsstätte — gilt etwas Besonderes: diese änderst du eigentlich zuerst bei der Industrie- und Handelskammer, und erst danach in der Akte. Sonst läufst du Gefahr, dass die Akte etwas anderes aussagt als der offizielle Registereintrag, und das ist für einen Kunden, der prüft, ein Grund zum Nachfragen. Bei einer Antwort, die sich auf ein Zertifikat mit Ablaufdatum stützt, wie ISO 9001-Zertifizierung, ist die Überprüfung einfach: liegt das Datum auf dem Zertifikat noch innerhalb der Gültigkeitsdauer? Falls nicht, ist die Antwort veraltet, auch wenn sich in der Praxis sonst nichts geändert hat.

Warum das in der Akte ist und nicht im Portal

Diese Plattform füllt aus einer einzigen Lieferketten-Akte aus und reicht niemals direkt bei einem Portal eines Dritten ein. Das bedeutet, dass eine Korrektur immer auf Aktenebene stattfindet: du passt die Antwort an, bestätigst sie erneut mit Ja oder Nein, und erst dann geht sie an den Kunden, der die Liste versendet hat. Es ist kein separates "Korrekturverfahren" bei einem bestimmten Fragebogen erforderlich — das System erkennt bei der nächsten Liste automatisch die aktualisierte Antwort aus der Akte.