mitä teen, jos tiedostossa oleva vastaus on vanhentunut

Vanhentuneen vastauksen päivität lähteessä, ei kyselylomakkeessa

Jos ketjudossierin vastaus ei enää pidä paikkaansa, muutat sen siellä. Et portaalissa, johon asiakas lähetti kyselyn, eikä vain tälle yhdelle kyselylomakkeelle. Dossieri on paikka, jossa on yksi ajankohtainen vastaus aiheittain, ja siihen liittyvä todiste. Esimerkki: henkilöstön määrä on kasvanut viime päivityksen jälkeen, tai vastaus kuinka monella työntekijällä yrityksellä on viittaa edelleen vuosilukuun, joka on jo ohitettu. Heti kun päivität sen dossierin, jokainen myöhemmin täytettävä lomake saa automaattisesti päivitetyn vastauksen — myös asiakkaille, joille et ole sitä vielä toimittanut.

Tiedoille, jotka tulevat kaupparekisteristä — kuten lakisääteinen nimi, rekisterinumero tai toimipaikka — pätee jotain lisäksi: ne muutat itse asiassa ensin kauppakamarilla, vasta sitten dossierin. Muuten riski on, että dossieri sanoo jotain muuta kuin virallinen merkintä, ja se on asiakkaalle, joka tarkistaa, syy kysyä lisää. Vastauksen kohdalla, joka perustuu todistukseen, jolla on voimassaolopäivä, kuten ISO 9001 -sertifiointi, tarkistus on yksinkertainen: onko todistuksessa oleva päivä vielä kelpoisuusajan sisällä? Jos ei, vastaus on vanhentunut, vaikka käytännössä ei olisi muuttunut mitään.

Miksi tämä on dossierin sisällä, ei portaalissa

Tämä alusta täyttää tiedot yhdestä ketjudossierin ja ei koskaan kirjaudu suoraan kolmannen osapuolen portaaliin. Se tarkoittaa, että korjaus tapahtuu aina dossierin tasolla: muutat vastauksen, vahvistat sen uudelleen kyllä tai ei, ja vasta sitten se lähtelee asiakkaalle, joka lähetti lomakkeen. Erilliseen "korjausmenettelyyn" tietylle kyselylomakkeelle ei tarvita — järjestelmä tunnistaa seuraavalla lomakkeella yksinkertaisesti päivitetyn vastauksen dossierin.