Das UBO-Register existiert in jedem EU-Land, da die zugrunde liegenden Regeln aus derselben Europäischen Richtlinie gegen Geldwäsche stammen. Dennoch ist die Umsetzung je nach Land nicht einheitlich. Wer Einsicht in das Register erhält, welche Prozentsätze für die Definition eines ultimate beneficial owner gelten, welche Ausnahmen bestehen und wie Sie etwas einreichen müssen: Das regelt jedes Land auf seine eigene Weise. Für einen Unternehmer, der nur in den Niederlanden tätig ist, macht das wenig Unterschied. Sobald Sie eine Niederlassung in einem anderen EU-Land haben oder ein ausländischer Kunde um einen UBO-Auszug aus einem anderen Land bittet, stoßen Sie auf diese Unterschiede.
UBO steht für ultimate beneficial owner, die natürliche Person, die letztendlich die Kontrolle über ein Unternehmen hat oder Eigentümer ist, auch wenn dies über mehrere zwischengeschaltete Unternehmen läuft. Jedes EU-Land führt ein Register dieser Personen pro Unternehmen, das auf seinem Hoheitsgebiet eingetragen ist. Das ist die gemeinsame Grundlage. Was danach mit diesem Register geschieht, unterscheidet sich.
Was in jedem Land gleich bleibt
Die Überlegung hinter dem Register ist überall dieselbe: Aufsichtsbehörden, Banken und manchmal auch Geschäftspartner müssen überprüfen können, wer wirklich hinter einem Unternehmen steht, damit es schwieriger wird, das Eigentum zu verschleiern. Die Verpflichtung, UBOs zu registrieren, gilt für juristische Personen in allen Mitgliedstaaten, und die Definition eines UBO ist grundlegend auf europäischer Ebene festgelegt. Auch die Verknüpfung mit anderen Überprüfungen, wie der KYB-Überprüfung, die Banken und Versicherer durchführen, kommt in jedem Land vor, obwohl das genaue Verfahren unterschiedlich sein kann. Weitere Erläuterungen dazu, was KYB genau bedeutet, finden Sie in der Wissensdatenbank pro Thema.
Was je nach Land unterschiedlich ist
Der größte Unterschied liegt in der Zugänglichkeit des Registers. Einige Länder geben der breiten Öffentlichkeit Einsicht, andere Länder haben den Zugang auf Behörden mit berechtigtem Interesse beschränkt, auch aufgrund von Entscheidungen zum Schutz der Privatsphäre auf europäischer Ebene. Das bedeutet, dass ein Auszug, den Sie in einem Land leicht selbst herunterladen können, in einem anderen Land nur auf Antrag erhältlich ist.
Auch die Schwellwerte und Ausnahmen unterscheiden sich. Die Richtlinie bietet einen Rahmen, aber die Länder dürfen innerhalb dieses Rahmens eigene Entscheidungen treffen, beispielsweise zu den genauen Prozentsätzen oder zu den Rechtsformen, die freigestellt sind. Darüber hinaus unterscheidet sich die Häufigkeit, mit der Sie Änderungen mitteilen müssen, und die Art, wie ein Register mit neu gegründeten Unternehmen umgeht.
Schließlich unterscheidet sich die Form des Nachweisdokuments. Das eine Land stellt einen digitalen Auszug mit einem eindeutigen Code zur Verfügung, das andere Land eine PDF mit einem Stempel oder eine Erklärung, die separat angefordert werden muss. Wenn ein ausländischer Kunde in seinem Portal um einen UBO-Nachweis bittet, kann es sich also um ein anderes Dokumenttyp handeln als das, das Sie in den Niederlanden gewohnt sind.
Warum dies für Sie von Bedeutung sein kann
Wenn Sie nur in den Niederlanden liefern und Ihre Kunden auch, ist dies hauptsächlich Hintergrundinformation. Sobald Sie eine Tochtergesellschaft in einem anderen EU-Land haben oder ein Kunde in einem anderen Land um eine UBO-Bescheinigung bittet, ist es wichtig zu wissen, dass Sie nicht automatisch dasselbe Dokument einreichen können, das in den Niederlanden ausreicht. Das Register, in das Sie eingetragen sein müssen, die Form des Nachweises und manchmal auch die Wartezeit für einen Antrag unterscheiden sich dann von dem, das Sie gewohnt sind.
Dies betrifft insbesondere Unternehmen mit Tätigkeiten in mehreren Ländern oder Lieferanten, die über eine ausländische Holdinggesellschaft tätig sind. Für die meisten KMU, die von den Niederlanden aus liefern, bleibt das niederländische Handelsregister der Anknüpfungspunkt, auch wenn der Kunde im Ausland sitzt. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Situation unter ein anderes Land fällt, sind die Industrie- und Handelskammer oder ein Jurist der richtige Ansprechpartner für diese Überprüfung, nicht ein Softwarelieferant.
Da jedes Land sein eigenes Register und seinen eigenen Schalter verwaltet, gibt es keine zentrale europäische Übersicht, in der Sie alles auf einmal nachschlagen können. Wir zeigen Ihnen zu jedem Thema jedoch, wo die offiziellen Quellen zu finden sind und was darin bewusst noch nicht festgelegt ist, damit Sie wissen, wo Sie suchen müssen, anstatt es selbst heraussuchen zu müssen. Mehr über die Entstehung dieser Informationen erfahren Sie auf der Seite über unsere Arbeitsweise.
Wenn Sie zunächst sehen möchten, ob dieses Thema für Ihr Unternehmen relevant ist, können Sie dies anhand von ein paar Fragen über die kostenlose Überprüfung, auf der Sie sich gerade befindenüberprüfen. Auch wenn Sie hauptsächlich mit Fragelisten von inländischen Kunden zu tun haben, ist es nicht schädlich zu wissen, was sich ändert, sobald ein Kunde oder eine Niederlassung über die Grenze geht. Wenn Sie eine konkrete Frage zu einem Register in einem anderen Land haben, schauen Sie zunächst unter den häufig gestellten Fragen nach, ob das Thema dort bereits erläutert ist.
Diese Erklärung ist beschreibender Art und stellt keine Rechtsberatung zu Ihrer eigenen Situation dar. Um eine Beurteilung zu erhalten, was in Ihrem Fall gilt, ist die zuständige Aufsichtsbehörde im betreffenden Land oder ein Jurist der geeignete Ansprechpartner.