Le registre UBO existe dans chaque pays de l'UE, car les règles sous-jacentes proviennent de la même directive européenne contre le blanchiment d'argent. Cependant, la mise en œuvre n'est pas identique d'un pays à l'autre. Qui a accès au registre, quels pourcentages s'appliquent à la définition d'un bénéficiaire final, quelles exceptions existent et comment vous devez déposer vos données : chaque pays le règlemente à sa manière. Pour un entrepreneur qui n'exerce son activité qu'aux Pays-Bas, cela fait peu de différence. Dès que vous avez un établissement dans un autre pays de l'UE, ou qu'un client étranger vous demande un extrait UBO d'un autre pays, vous êtes confronté à ces différences.
UBO signifie ultimate beneficial owner, la personne physique qui a finalement le contrôle d'une entreprise ou qui en est propriétaire, même si c'est par le biais de plusieurs sociétés intermédiaires. Chaque pays de l'UE tient un registre de ces personnes pour chaque entreprise immatriculée sur son territoire. C'est la base commune. Ce qui se passe ensuite avec ce registre varie.
Ce qui reste identique dans chaque pays
L'idée derrière le registre est partout la même : les autorités de surveillance, les banques et parfois aussi les partenaires commerciaux doivent pouvoir vérifier qui se cache vraiment derrière une entreprise, afin qu'il soit plus difficile de dissimuler la propriété. L'obligation d'enregistrer les UBO s'applique aux personnes morales dans tous les États membres, et la définition d'un UBO est fixée au niveau européen. Le lien avec d'autres contrôles, comme la vérification KYB effectuée par les banques et les assureurs, existe également dans chaque pays, bien que la procédure exacte puisse différer. Pour plus d'informations sur ce que KYB implique exactement, consultez le base de connaissances par sujet.
Ce qui varie selon les pays
La plus grande différence réside dans l'accès au registre. Certains pays donnent accès à un large public, d'autres limitent l'accès aux organismes ayant un intérêt justifié, notamment suite à des décisions relatives à la vie privée au niveau européen. Cela signifie qu'un extrait que vous pouvez facilement télécharger vous-même dans un pays n'est disponible que via une demande formelle dans un autre pays.
Les seuils et les exceptions varient également. La directive fournit un cadre, mais les pays peuvent faire leurs propres choix dans ce cadre, par exemple sur les pourcentages exacts ou sur les formes juridiques exemptées. De plus, la fréquence à laquelle vous devez signaler les modifications varie, tout comme la façon dont un registre traite les entreprises nouvellement créées.
Enfin, la forme du justificatif varie. Un pays fournit un extrait numérique avec un code unique, un autre un PDF avec un tampon ou une déclaration qui doit être demandée séparément. Si un client étranger demande une preuve UBO dans son portail, il peut s'agir d'un type de document différent de celui auquel vous êtes habitué aux Pays-Bas.
Pourquoi cela peut être important pour vous
Si vous ne livrez qu'aux Pays-Bas et que vos clients aussi, il s'agit principalement d'informations de contexte. Dès que vous avez une filiale dans un autre pays de l'UE, ou qu'un client dans un autre pays vous demande une déclaration UBO, il est bon de savoir que vous ne pouvez pas automatiquement envoyer le même document qui suffit aux Pays-Bas. Le registre auprès duquel vous devez être immatriculé, la forme du justificatif et parfois aussi le délai d'attente pour une demande sont alors différents de ce auquel vous êtes habitué.
Cela s'applique surtout aux entreprises ayant des activités dans plusieurs pays, ou aux fournisseurs qui opèrent par le biais d'une holding étrangère. Pour la plupart des PME qui livrent depuis les Pays-Bas, le Registre du commerce néerlandais reste le point de référence, même si le client se trouve à l'étranger. Si vous hésitez quant à savoir si votre situation relève d'un autre pays, la Chambre de commerce ou un juriste est l'endroit approprié pour vérifier cela, et non un fournisseur de logiciels.
Parce que chaque pays gère son propre registre et son propre guichet, il n'existe pas de vue d'ensemble centrale européenne dans laquelle vous pouvez tout rechercher en une seule fois. Pour chaque sujet, nous indiquons toutefois où trouver les sources officielles et ce qui n'y est délibérément pas encore établi, afin que vous sachiez où chercher au lieu d'avoir à fouiller vous-même. Pour en savoir plus sur la manière dont ces informations sont établies, consultez la page sur notre méthode de travail.
Si vous souhaitez d'abord vérifier si ce sujet est pertinent pour votre entreprise, vous pouvez le faire en quelques questions via le contrôle gratuit où vous êtes actuellement. Même si vous avez surtout affaire à des questionnaires de clients nationaux, il ne sera pas inutile de savoir ce qui change dès qu'un client ou un établissement se trouve de l'autre côté de la frontière. Si vous avez une question précise sur un registre dans un autre pays, consultez d'abord les questions les plus fréquemment posées pour voir si ce sujet y est déjà expliqué.
Cette explication est de nature descriptive et ne constitue pas un avis juridique sur votre situation particulière. Pour un jugement sur ce qui s'applique dans votre cas, l'autorité de surveillance compétente dans le pays concerné ou un juriste est le point de contact approprié.