Il registro dei beneficiari effettivi esiste in ogni paese dell'UE, perché le norme sottostanti provengono dalla stessa direttiva europea antiriciclaggio. Tuttavia, l'attuazione non è uguale in ogni paese. Chi ha accesso al registro, quali percentuali si applicano per la definizione di beneficiario effettivo, quali eccezioni esistono e come presentare i dati: ogni paese lo regola a modo suo. Per un imprenditore attivo solo nei Paesi Bassi, questo fa poca differenza. Non appena avete una sede in un altro paese dell'UE, o un cliente estero vi chiede un estratto del registro dei beneficiari effettivi da un altro paese, dovrete affrontare queste differenze.
UBO sta per ultimate beneficial owner, la persona fisica che in definitiva controlla un'impresa o ne è proprietaria, anche se questo avviene attraverso più società intermediarie. Ogni paese dell'UE mantiene un registro di queste persone per ogni impresa iscritta nel suo territorio. Questa è la base comune. Ciò che accade successivamente con quel registro varia.
Ciò che rimane uguale in ogni paese
L'idea alla base del registro è ovunque la stessa: le autorità di vigilanza, le banche e talvolta anche i partner commerciali devono essere in grado di verificare chi sta effettivamente dietro un'impresa, in modo da rendere più difficile occultare la proprietà. L'obbligo di registrare i beneficiari effettivi si applica a tutte le persone giuridiche in tutti gli Stati membri, e la definizione di beneficiario effettivo è stabilita a livello europeo. Anche il collegamento con altri controlli, come la verifica KYB che le banche e le assicurazioni eseguono, si trova in ogni paese, anche se la procedura esatta può differire. Ulteriori spiegazioni su cosa comporta esattamente la verifica KYB si trovano in banca dati per argomento.
Ciò che invece varia da paese a paese
La differenza più grande riguarda l'accesso al registro. Alcuni paesi concedono un ampio accesso al pubblico, altri limitano l'accesso agli enti con un interesse legittimo, anche in seguito a sentenze sulla privacy a livello europeo. Ciò significa che un estratto che potete facilmente scaricare da soli in un paese, in un altro è disponibile solo tramite una richiesta formale.
Anche le soglie e le eccezioni variano. La direttiva fornisce un quadro, ma i paesi possono fare scelte proprie all'interno di questo ambito, ad esempio sulle percentuali precise o su quali forme giuridiche sono esentate. Inoltre, varia la frequenza con cui dovete comunicare i cambiamenti, e il modo in cui un registro gestisce le imprese appena costituite.
Infine, varia la forma della prova. Un paese fornisce un estratto digitale con un codice univoco, un altro un PDF con un timbro o una dichiarazione che deve essere richiesta separatamente. Se un cliente estero nel suo portale chiede una prova dei beneficiari effettivi, potrebbe quindi essere un tipo di documento diverso da quello a cui siete abituati nei Paesi Bassi.
Perché questo potrebbe essere importante per voi
Se operavate solo nei Paesi Bassi e anche i vostri clienti lo fanno, si tratta principalmente di informazioni di background. Non appena avete una filiale in un altro paese dell'UE, o un cliente in un altro paese vi chiede una dichiarazione dei beneficiari effettivi, è bene sapere che non potete inviare automaticamente lo stesso documento che è sufficiente nei Paesi Bassi. Il registro in cui dovete essere iscritti, la forma della prova e talvolta anche il tempo di attesa per una richiesta sono diversi da quelli a cui siete abituati.
Questo riguarda principalmente le imprese con attività in più paesi, o i fornitori che operano attraverso una holding estera. Per la maggior parte delle PMI che operano dai Paesi Bassi, il Registro delle imprese olandese rimane il punto di riferimento, anche se il cliente è estero. Se siete incerti se la vostra situazione rientra in un altro paese, la Camera di commercio o un legale sono il posto giusto per verificarlo, non un fornitore di software.
Poiché ogni paese gestisce il proprio registro e il proprio sportello, non esiste una panoramica centrale europea dove è possibile cercare tutto in una sola volta. Per ogni argomento, tuttavia, indichiamo dove trovare le fonti ufficiali e cosa non è ancora deliberatamente stabilito, così saprete dove cercare invece di doverlo scoprire da soli. Per saperne di più su come queste informazioni vengono create, leggete su la pagina sulla nostra metodologia.
Se prima volete vedere se questo argomento è rilevante per la vostra azienda, potete verificarlo in poche domande tramite il controllo gratuito dove siete ora. Anche se affrontate principalmente questionari di clienti nazionali, non fa male sapere cosa cambia quando un cliente o una sede si sposta oltre confine. Se avete una domanda concreta su un registro in un altro paese, consultate prima le domande frequenti per verificare se l'argomento è già stato spiegato lì.
Questa spiegazione è di natura descrittiva e non costituisce un parere legale sulla vostra situazione specifica. Per un valutazione di ciò che si applica nel vostro caso, l'autorità di vigilanza competente nel paese in questione o un giurista sono il punto di contatto appropriato.