Rejestr UBO istnieje w każdym kraju UE, ponieważ podstawowe przepisy pochodzą z tej samej europejskiej dyrektywy przeciwko praniu pieniędzy. Jednak wdrażanie w poszczególnych krajach nie jest jednakowe. Kto uzyskuje dostęp do rejestru, jakie procenty obowiązują w definicji ostatecznego beneficjenta, jakie istnieją wyjątki i jak należy przesyłać dane: każdy kraj reguluje to na swój sposób. Dla przedsiębiorcy, który działa tylko w Holandii, robi to niewielką różnicę. Gdy tylko masz oddział w innym kraju UE lub zagranicznego klienta proszącego o wyciąg UBO z innego kraju, napotykasz na te różnice.
UBO oznacza ultimate beneficial owner, czyli osobę fizyczną, która ostatecznie sprawuje kontrolę nad przedsiębiorstwem lub jest jego właścicielem, nawet jeśli odbywa się to za pośrednictwem wielu pośrednich spółek. Każdy kraj UE prowadzi rejestr tych osób dla każdego przedsiębiorstwa zarejestrowanego na jego terytorium. To jest wspólna podstawa. To, co dzieje się później z tym rejestrem, różni się.
Co pozostaje takie samo w każdym kraju
Idea stojąca za rejestrem jest wszędzie taka sama: organy nadzoru, banki i czasami także partnerzy biznesowi muszą móc sprawdzić, kto naprawdę stoi za przedsiębiorstwem, aby utrudnić ukrywanie własności. Obowiązek rejestrowania UBO dotyczy osób prawnych we wszystkich państwach członkowskich, a definicja UBO jest na poziomie podstawowym określona na szczeblu europejskim. Powiązanie z innymi kontrolami, takimi jak sprawdzenie KYB, które przeprowadzają banki i ubezpieczyciele, występuje w każdym kraju, chociaż dokładna procedura może się różnić. Więcej wyjaśnień na temat tego, na czym dokładnie polega KYB, można znaleźć w bazie wiedzy według tematu.
Co różni się w zależności od kraju
Największa różnica dotyczy dostępu do rejestru. Niektóre kraje dają dostęp szerokiej publiczności, inne ograniczają dostęp do instytucji mających uzasadniony interes, również w związku z orzeczeniami dotyczącymi prywatności na poziomie europejskim. Oznacza to, że wyciąg, który w jednym kraju możesz łatwo pobrać sam, w innym kraju jest dostępny tylko poprzez formalne wniosek.
Progi i wyjątki również się różnią. Dyrektywa zawiera ramy, ale kraje mogą w ich ramach dokonywać własnych wyborów dotyczących na przykład dokładnych procentów lub tego, które formy prawne są zwolnione. Ponadto różni się częstość, z jaką należy zgłaszać zmiany, oraz sposób, w jaki rejestr traktuje przedsiębiorstwa, które dopiero co zostały założone.
Na koniec różni się forma dowodu. Jeden kraj dostarcza cyfrowy wyciąg z unikalnym kodem, inny kraj plik PDF ze stempel lub oświadczenie, które należy zażądać osobno. Jeśli zagraniczna klien prosi o dowód UBO w swoim portalu, może to być inny rodzaj dokumentu niż ten, do którego jesteś przyzwyczajony w Holandii.
Dlaczego jest to dla Ciebie ważne
Jeśli dostarczasz tylko w Holandii i Twoi klienci również, jest to przede wszystkim informacja ogólna. Gdy tylko masz spółkę zależną w innym kraju UE lub klient w innym kraju prosi oświadczenie UBO, warto wiedzieć, że nie możesz automatycznie przesłać tego samego dokumentu, który wystarczy w Holandii. Rejestr, w którym musisz być, forma dowodu i czasami również czas oczekiwania na wniosek są wtedy inne niż te, do których jesteś przyzwyczajony.
Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw działających w wielu krajach lub dostawców działających za pośrednictwem zagranicznej spółki holding. Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw dostarczających z Holandii, holenderski rejestr handlowy pozostaje punktem odniesienia, nawet jeśli klient znajduje się za granicą. Jeśli wątpisz, czy Twoja sytuacja dotyczy innego kraju, Izba Handlowa lub prawnik to właściwe miejsce, aby to sprawdzić, a nie dostawca oprogramowania.
Ponieważ każdy kraj zarządza własnym rejestrem i własnym punktem dostępu, nie istnieje centralny przegląd europejski, w którym można by wyszukać wszystko jednocześnie. Dla każdego tematu wskazujemy jednak, gdzie znaleźć oficjalne źródła i co w nich celowo nie zostało jeszcze ustalone, abyśmy wiedzieli, gdzie szukać zamiast samodzielnie to rozszyfrować. Więcej informacji o tym, jak ta informacja powstaje, przeczytasz na stronie dotyczącej naszej metodologii.
Jeśli chcesz najpierw sprawdzić, czy ten temat jest istotny dla Twojej firmy, możesz to zweryfikować za pomocą kilku pytań za pośrednictwem bezpłatnego sprawdzenia, w którym się aktualnie znajdujesz. Nawet jeśli zajmujesz się głównie kwestionariuszami od krajowych klientów, warto wiedzieć, co się zmienia, gdy klient lub oddział przenosi się za granicę. Jeśli masz konkretne pytanie dotyczące rejestru w innym kraju, najpierw sprawdź w sekcji często zadawane pytania czy ten temat został tam już wyjaśniony.
To wyjaśnienie ma charakter opisowy i nie stanowi porady prawnej dotyczącej Twojej sytuacji. W celu wydania opinii na temat tego, co ma zastosowanie w Twoim przypadku, właściwy organ nadzorczy w danym kraju lub prawnik to właściwy punkt kontaktowy.