Înregistrarea UBO există în fiecare țară din UE, deoarece regulile subiacente provin din aceeași directivă europeană împotriva spălării de bani. Cu toate acestea, implementarea nu este aceeași în fiecare țară. Cine are acces la înregistru, ce procente se aplică pentru definiția unui beneficiar final, ce excepții există și cum trebuie să transmiteți informații: fiecare țară reglementează aceasta în propriul mod. Pentru un antreprenor care operează doar în Olanda, aceasta face puțină diferență. Imediat ce aveți o sucursală într-o altă țară din UE, sau un client străin vă cere un extras UBO dintr-o altă țară, veți întâmpina aceste diferențe.
UBO înseamnă ultimate beneficial owner, persoana fizică care are în cele din urmă controlul asupra unei întreprinderi sau este proprietara acesteia, chiar dacă aceasta se realizează prin mai multe companii intermediare. Fiecare țară din UE menține un registru al acestor persoane pentru fiecare întreprindere înregistrată pe teritoriul său. Aceasta este baza comună. Ceea ce se întâmplă apoi cu acel registru variază.
Ce rămâne la fel în fiecare țară
Ideea din spatele înregistrului este aceeași peste tot: autoritățile de reglementare, băncile și uneori și partenerii comerciali trebuie să poată determina cine se află cu adevărat în spatele unei întreprinderi, pentru a face mai dificilă ascunderea proprietății. Obligația de a înregistra UBO-uri se aplică persoanelor juridice din toate statele membre, iar definiția unui UBO este stabilită în principiu la nivel european. De asemenea, legătura cu alte verificări, cum ar fi verificarea KYB pe care o efectuează băncile și asiguratorii, apare în fiecare țară, deși procedura exactă poate varia. Explicații suplimentare cu privire la ceea ce înseamnă exact KYB le puteți găsi în baza de cunoștințe pe teme.
Ce variază de la o țară la alta
Cea mai mare diferență se află în accesul la înregistru. Unele țări acordă acces unui public larg, alte țări au limitat accesul la instituții cu un interes justificat, parțial în urma deciziilor privind confidențialitatea la nivel european. Aceasta înseamnă că un extras pe care îl puteți descărca cu ușurință în sine într-o țară, în altă țară este disponibil doar printr-o cerere formală.
Valorile prag și excepțiile variază, de asemenea. Directiva oferă un cadru, dar țările pot face propriile alegeri în cadrul acestuia cu privire la, de exemplu, procentele exacte sau care forme juridice sunt scutite. În plus, frecvența cu care trebuie să raportați modificări și modul în care un înregistru tratează întreprinderile nou înființate variază.
În final, forma certificatului variază. O țară oferă un extras digital cu un cod unic, altă țară o pdf cu o ștampilă sau o declarație care trebuie solicitată separat. Dacă un client străin solicită o dovadă UBO în portalul său, aceasta poate fi, prin urmare, un alt tip de document decât cel la care sunteți obișnuit în Olanda.
De ce acest lucru poate fi important pentru dvs.
Dacă furnizați doar în Olanda și clienții dvs. de asemenea, aceasta este în principal informații generale. Imediat ce aveți o filială într-o altă țară din UE, sau un client dintr-o altă țară vă solicită o declarație UBO, este bine să știți că nu puteți trimite automat același document care este suficient în Olanda. Înregistrul în care trebuie să fiți, forma certificatului și uneori și perioada de așteptare pentru o cerere sunt atunci diferite de ceea ce sunteți obișnuit.
Aceasta se întâmplă mai ales la întreprinderile cu activități în mai multe țări, sau la furnizorii care operează printr-o holding străină. Pentru majoritatea IMM-urilor care furnizează din Olanda, Registrul Comerțului Olandez rămâne punctul de referință, chiar dacă clientul se află în străinătate. Dacă aveți îndoieli dacă situația dvs. cade sub o altă țară, Camera de Comerț sau un jurist este locul potrivit pentru a verifica aceasta, nu un furnizor de software.
Deoarece fiecare țară gestionează propriul registru și propriul ghișeu, nu există o trecere în revistă centralizată la nivel european în care să puteti căuta totul dintr-o dată. Cu toate acestea, pentru fiecare subiect precizăm unde pot fi găsite sursele oficiale și ce nu a fost stabilit în cunoștință de cauză, astfel încât să știți unde să căutați în loc să trebuiască să descoperiți totul singuri. Aflați mai multe despre modul în care aceste informații sunt elaborate la pagina despre metodologia noastră.
Dacă doriți să verificați mai întâi dacă acest subiect este relevant pentru compania dumneavoastră, puteți face asta prin câteva întrebări la verificarea gratuită în care vă aflați acum. De asemenea, chiar dacă vă ocupați în principal de liste de verificare de la clienți din țară, nu doare să știți ce se schimbă atunci când un client sau o filială trece peste hotară. Dacă aveți o întrebare concretă despre un registru dintr-o altă țară, consultați mai întâi pe întrebări frecvente dacă subiectul este deja explicat acolo.
Această explicație este de natură descriptivă și nu constituie un sfat juridic cu privire la situația dumneavoastră. Pentru o evaluare a ceea ce se aplică în cazul dumneavoastră, autoritatea de supraveghere competentă din țara respectivă sau un jurist este interlocutorul potrivit.