O registo UBO existe em cada país da UE, porque as regras subjacentes provêm da mesma diretiva europeia contra a lavagem de dinheiro. No entanto, a implementação não é igual em todos os países. Quem tem acesso ao registo, quais são as percentagens aplicáveis à definição de um beneficiário final, quais são as exceções e como deve apresentar informações: cada país regula isto à sua maneira. Para um empresário que opera apenas na Holanda, isto faz pouca diferença. Assim que tiver uma sucursal noutro país da UE, ou um cliente estrangeiro lhe pedir um extrato UBO de outro país, enfrentará essas diferenças.
UBO significa ultimate beneficial owner (beneficiário final), a pessoa singular que tem em última instância o controlo de uma empresa ou é proprietária dela, mesmo que isso seja através de várias empresas intermédias. Cada país da UE mantém um registo destas pessoas para cada empresa registada no seu território. Esta é a base comum. O que acontece depois com esse registo varia.
O que permanece igual em cada país
O pensamento por trás do registo é o mesmo em toda a parte: as autoridades de supervisão, os bancos e, por vezes, também os parceiros comerciais devem poder verificar quem está realmente por trás de uma empresa, de modo a tornar mais difícil dissimular a propriedade. A obrigação de registar UBOs aplica-se a pessoas coletivas em todos os Estados-Membros, e a definição de um UBO é estabelecida fundamentalmente ao nível europeu. A ligação com outros controlos, como a verificação KYB que os bancos e seguradoras realizam, ocorre em cada país, embora o procedimento exato possa variar. Pode encontrar mais informações sobre o que exatamente KYB significa em banco de conhecimento por tema.
O que varia de país para país
A maior diferença está no acesso ao registo. Alguns países dão acesso amplo ao público, outros restringem o acesso a entidades com um interesse justificado, em parte após decisões sobre privacidade a nível europeu. Isto significa que um extrato que pode obter facilmente por si próprio num país, noutro país só está disponível mediante um pedido formal.
Os limiares e as exceções também variam. A diretiva estabelece um enquadramento, mas os países podem fazer as suas próprias escolhas dentro dele, por exemplo, sobre as percentagens exatas ou sobre quais as formas jurídicas isentas. Além disso, a frequência com que deve comunicar alterações e a forma como um registo lida com empresas recém-constituídas variam.
Por fim, a forma do comprovativo varia. Um país fornece um extrato digital com um código único, outro país um PDF com um carimbo ou uma declaração que deve ser solicitada separadamente. Se um cliente estrangeiro pedisse uma prova UBO no seu portal, pode ser um tipo de documento diferente do que está acostumado na Holanda.
Por que isto pode ser importante para si
Se opera apenas na Holanda e os seus clientes também, isto é principalmente informação de contexto. Assim que tiver uma filial noutro país da UE, ou um cliente noutro país lhe peça uma declaração UBO, é bom saber que não pode enviar automaticamente o mesmo documento que é suficiente na Holanda. O registo onde deve estar, a forma do comprovativo e, por vezes, o tempo de espera para um pedido são então diferentes do que está acostumado.
Isto aplica-se particularmente a empresas com atividades em vários países, ou a fornecedores que trabalham através de uma holding estrangeira. Para a maioria das PME que fornecem a partir da Holanda, o Registo Comercial holandês continua a ser o ponto de referência, mesmo que o cliente esteja no estrangeiro. Se tem dúvidas sobre se a sua situação se enquadra noutro país, a Câmara de Comércio ou um jurista é o local indicado para verificar isso, não um fornecedor de software.
Como cada país gere o seu próprio registo e balcão único, não existe uma visão geral centralizada europeia na qual possa pesquisar tudo de uma só vez. Nós indicamos por tema onde encontrar as fontes oficiais e o que ainda não está deliberadamente estabelecido nelas, para que saiba onde procurar em vez de ter que investigar por conta própria. Pode ler mais sobre como essa informação é produzida em a página sobre a nossa metodologia.
Caso queira verificar primeiro se este tema é relevante para a sua empresa, pode fazê-lo através de algumas perguntas via verificação gratuita onde se encontra agora. Mesmo que lide principalmente com questionários de clientes nacionais, não faz mal saber o que muda assim que um cliente ou estabelecimento atravessa a fronteira. Se tiver uma pergunta concreta sobre um registo noutro país, consulte primeiro as perguntas mais frequentes para ver se esse tema já está aí explicado.
Esta explicação é de natureza descritiva e não constitui aconselhamento jurídico sobre a sua situação específica. Para uma avaliação do que se aplica no seu caso, a autoridade supervisora competente no país em questão ou um jurista é o interlocutor apropriado.