Работи ли и ако въпросникът е PDF или Excel

Excel и PDF са норма, а не изключение

Да, това работи с Excel и с PDF — това са точно двата формата, които повечето портали на клиентите предоставят. Въпросник рядко идва като подреден уеб формуляр; обикновено е експорт на Excel от инструмент като EcoVadis или подписан PDF формуляр от банка или застраховател. Системата чете текста на въпросите, свързва ги със верижния досие и поставя предложен отговор. При Excel това се осъществява чрез структурата на клетките, при PDF чрез разпознаване на текст — в двата случая разпознаването остава по въпрос, а не по документ, така че неподреден формат със слети клетки или изображения на таблици може да пропусне разпознаването на отделни въпроси.

Това, което на практика се различава между двата формата, не е дали работи, а колко добро е разпознаването. PDF, който е сам сканиране на попълнен формуляр, е по-трудно да се разпознае текстът от PDF с истински текст. При Excel рискът е по-скоро, че въпрос е в отделна раздел, или че въпрос например годишният оборот на предприятието е скрит в клетка с няколко подвъпроса. Във всички тези случаи клиентът при потвърждаването вижда кой отговор е предложен за кой въпрос и може да отговори с да или не за всеки отговор преди той да се върне в портала на неговия клиент.

Кое разпознаването докосва и не докосва

Въпроси, които буквално съвпадат с поле в верижния досие — както адреса на седалището на предприятието или брой на служителите — се разпознават най-надеждно, във всеки формат. Въпроси, които са формулирани като свободен текст, с обяснение или с избор от няколко подеми в една клетка, още по-често изискват ръчна проверка. Това не е ограничение на самия Excel или PDF, а на това как съставителят на въпросника е оформил въпроса.