fonctionne-t-il aussi si le questionnaire est un PDF ou un Excel

Excel et pdf sont la norme, non pas l'exception

Oui, cela fonctionne avec Excel et avec pdf — ce sont justement les deux formats que la plupart des portails clients produisent. Un questionnaire arrive rarement sous la forme d'un beau formulaire web ; le plus souvent, c'est un export Excel d'un outil comme EcoVadis ou un formulaire pdf signé d'une banque ou d'un assureur. Le système lit le texte des questions, les relie au dossier de chaîne et y ajoute une réponse proposée. Pour Excel, cela se fait via la structure des cellules, pour pdf via la reconnaissance de texte — dans les deux cas, la reconnaissance reste par question, non par document, donc un format désorganisé avec des cellules fusionnées ou des images de tableaux peut manquer la reconnaissance de questions individuelles.

Ce qui diffère en pratique entre les deux formats n'est pas si cela fonctionne, mais la qualité de la reconnaissance. Un pdf qui est lui-même un scan d'un formulaire complété est plus difficile pour la reconnaissance de texte qu'un pdf contenant du vrai texte. Avec Excel, le risque est plutôt qu'une question se trouve dans un onglet séparé, ou qu'une question concernant par exemple le chiffre d'affaires annuel de l'entreprise soit cachée dans une cellule contenant plusieurs sous-questions. Dans tous ces cas, le client voit lors de la confirmation quel résultat est proposé pour quelle question, et peut réagir par oui ou non pour chaque réponse avant qu'elle ne retourne au portail de son client.

Ce que la reconnaissance atteint et n'atteint pas

Les questions qui correspondent littéralement à un champ du dossier de chaîne — comme l'adresse d'établissement de l'entreprise ou le nombre de collaborateurs — sont reconnues de manière la plus fiable, dans n'importe quel format. Les questions formulées comme texte libre, avec explications ou avec un choix parmi plusieurs sous-éléments dans une seule cellule, demandent plus souvent une vérification manuelle. Ce n'est pas une limitation d'Excel ou pdf en soi, mais de la façon dont le créateur du questionnaire a formulé la question.