fungerar det även om frågelistan är en pdf eller excel

Excel och PDF är normen, inte undantaget

Ja, det här fungerar med Excel och med PDF — dessa är just de två format som de flesta kundportaler levererar. En frågelista kommer sällan som en fin webbformulär; oftast är det en Excel-export från ett verktyg som EcoVadis eller ett undertecknat PDF-formulär från en bank eller försäkringsgivare. Systemet läser texten på frågorna, kopplar dem till försörjningskedjedossien och lägger ett förslagsvar vid. Med Excel går det via cellstrukturen, med PDF via textigenkänning — i båda fallen förblir igenkänningen per fråga, inte per dokument, så ett rörigformat med sammanslagna celler eller bilder av tabeller kan missa igenkänningen av enskilda frågor.

Vad som i praktiken skiljer sig mellan de två formaten är inte huruvida det fungerar, utan hur väl igenkänningen träffar. En PDF som själv är en skanning av ett ifyllt formulär är svårare för textigenkänning än en PDF med äkta text i den. Med Excel är risken snarare att en fråga finns på en separat flik, eller att en fråga om till exempel företagets årliga omsättning är dold i en cell med flera delfrågor. I alla dessa fall ser kunden vid bekräftelsen vilket svar som föreslås för vilken fråga, och kan han svara ja eller nej på varje svar innan det går tillbaka till sin kunds portal.

Vad igenkänningen når och inte når

Frågor som bokstavligen motsvarar ett fält i försörjningskedjedossien — som företagets etableringsadress eller antalet anställda — känns igen mest tillförlitligt, i alla format. Frågor som är formulerade som fri text, med förklaring eller med ett val från flera delartiklar i en cell, kräver oftare en manuell kontroll. Det är ingen begränsning för Excel eller PDF i sig, utan för hur uppgiftsgivaren av frågorna har utformat frågan.