funciona também se a lista de perguntas for um pdf ou excel

Excel e pdf são a norma, não a exceção

Sim, isto funciona com Excel e com pdf — estes são precisamente os dois formatos que a maioria dos portais de cliente oferece. Uma lista de questões raramente chega como um formulário web bem estruturado; normalmente é uma exportação Excel de uma ferramenta como EcoVadis ou um formulário pdf assinado de um banco ou seguradora. O sistema lê o texto das questões, associa-as ao dossier da cadeia e sugere uma resposta. Com Excel isto funciona através da estrutura das células, com pdf através do reconhecimento de texto — em ambos os casos o reconhecimento permanece por questão, não por documento, portanto um formato confuso com células mescladas ou imagens de tabelas pode falhar no reconhecimento de questões individuais.

O que difere na prática entre os dois formatos não é se funciona, mas como é a qualidade do reconhecimento. Um pdf que é em si uma digitalização de um formulário preenchido é mais difícil para o reconhecimento de texto do que um pdf com texto real nele. Com Excel o risco é mais frequentemente que uma questão se encontra num separador diferente, ou que uma questão sobre por exemplo a receita anual da empresa está escondida numa célula com múltiplas subquestões. Em todos esses casos, o cliente vê ao confirmar qual resposta é sugerida para qual questão, e pode responder sim ou não para cada resposta antes de regressar ao portal do seu cliente.

O que o reconhecimento atinge e o que não atinge

Questões que correspondem literalmente a um campo no dossier da cadeia — como o endereço de estabelecimento da empresa ou o número de colaboradores — são reconhecidas de forma mais fiável, em qualquer formato. Questões formuladas como texto livre, com explicações ou com uma escolha entre múltiplos sub-itens numa única célula, exigem mais frequentemente uma verificação manual. Isto não é uma limitação do Excel ou pdf em si, mas de como o autor da lista de questões formulou essa questão.