Funcționează și dacă chestionarul este în format pdf sau excel

Excel și PDF sunt norma, nu excepția

Da, funcționează cu Excel și cu PDF — acelea sunt chiar cele două formate pe care le furnizează cele mai multe portale de clienți. O chestionar sosește rar ca un formular web curat; de obicei este o export Excel dintr-un instrument cum ar fi EcoVadis sau un formular PDF semnat de o bancă sau o asigurare. Sistemul citește textul întrebărilor, le conectează la dosarul de lanț și adaugă un răspuns propus. Pentru Excel, aceasta se face prin structura celulei, pentru PDF prin recunoaștere optică a caracterelor — în ambele cazuri, recunoașterea rămâne per întrebare, nu per document, deci un format dezordonat cu celule îmbinate sau imagini ale tabelelor poate rata recunoașterea întrebărilor individuale.

Ceea ce diferă în practică între cele două formate nu este dacă funcționează, ci cât de bine rămâne recunoașterea. Un PDF care este el însuși o scanare a unui formular completat este mai dificil pentru recunoașterea optică a caracterelor decât un PDF cu text real în el. Pentru Excel, riscul este mai degrabă că o întrebare se află într-o filă separată, sau că o întrebare despre de exemplu cifra de afaceri anuală a întreprinderii este ascunsă într-o celulă cu mai multe subîntrebări. În toate aceste cazuri, clientul vede la confirmarea care răspuns este propus pentru care întrebare și poate răspunde per răspuns cu da sau nu înainte ca acesta să se întoarcă la portalul clientului său.

Ceea ce afectează și ceea ce nu afectează recunoașterea

Întrebările care corespund literal unui câmp din dosarul de lanț — cum ar fi adresa de stabilire a întreprinderii sau numărul de angajați — sunt recunoscute cel mai fiabil, în orice format. Întrebările care sunt formulate ca text liber, cu clarificări sau cu o alegere din mai multe sub-articole într-o singură celulă, cer mai frecvent o verificare manuală. Aceasta nu este o limitare a Excel sau PDF în sine, ci a modului în care autorul chestionarului a formulat acea întrebare.