czy działa to również, jeśli lista pytań jest w formacie pdf lub excel

Excel i PDF to norma, nie wyjątek

Tak, to działa z Excelem i PDF — to właśnie dwa formaty, które najczęściej dostarczają portale klientów. Kwestionariusz rzadko trafia w formie ładnego formularza internetowego; zwykle jest to eksport z Excela z narzędzia takiego jak EcoVadis lub podpisany formularz PDF od banku lub ubezpieczyciela. System odczytuje tekst pytań, łączy je z dokumentacją łańcucha dostaw i dodaje proponowaną odpowiedź. W przypadku Excela odbywa się to poprzez strukturę komórek, w PDF poprzez rozpoznawanie tekstu — w obu przypadkach rozpoznawanie pozostaje na poziomie pytania, a nie dokumentu, więc niechlujny format ze scalonymi komórkami lub obrazami tabel może spowodować pominięcie rozpoznawania poszczególnych pytań.

To, co w praktyce różni się między tymi dwoma formatami, to nie czy to działa, ale jak dobrze rozpoznawanie trafia w cel. PDF będący skanem wypełnionego formularza jest bardziej trudny dla rozpoznawania tekstu niż PDF z rzeczywistym tekstem. W przypadku Excela ryzyko polega raczej na tym, że pytanie znajduje się w osobnej karcie lub że pytanie dotyczące na przykład przychody netto ze sprzedaży przedsiębiorstwa jest ukryte w komórce z wieloma podpytaniami. We wszystkich tych przypadkach klient widzi przy potwierdzeniu, jaka odpowiedź została zaproponowana do którego pytania, i może potwierdzić każdą odpowiedź tak lub nie, zanim wróci do portalu swojego klienta.

Co rozpoznawanie robi i czego nie robi

Pytania, które dosłownie odpowiadają polu w dokumentacji łańcucha dostaw — na przykład adres siedziby przedsiębiorstwa lub liczba pracowników — są rozpoznawane najwiarygodniej, w każdym formacie. Pytania sformułowane jako tekst wolny, z wyjaśnieniami lub z wyborem spośród wielu podelementy w jednej komórce, wymagają częściej ręcznego sprawdzenia. To nie jest ograniczenie samego Excela lub PDF, ale sposób, w jaki twórca kwestionariusza sformułował to pytanie.