Er virksomhedens årsregnskaber deponeret?

Indsendelse er et faktum, der spørges om pr. regnskabsår

Dette er ikke et ja/nej-spørgsmål om en politik, men om en konkret handling: er årsregnskabet for et specifikt regnskabsår indsendt til handelsregisteret. Svaret varierer således fra år til år. En kunde, der spørger "er årsregnskaberne indsendt", mener normalt: er det på plads over det seneste ene eller flere afsluttede regnskabsår, og halter virksomheden ikke efter med indsendelse. Det er noget helt tredje end spørgsmålet om, hvorvidt der eksisterer et årsregnskab — det kan være klar internt uden at være indsendt.

Bevisstykket hertil er ikke et brev eller pdf fra virksomheden selv, men et uddrag eller oversigt fra handelsregisteret, hvor indsendelsdatoen pr. år står. Dette oversigt kan enhver anmode om hos Erhvervsstyrelsen, så en kunde kan også selv verificere det — hvilket gør det til et spørgsmål, hvor "nej, ikke indsendt" er svært at forklæde og ikke klogt at forklæde. Uden dette bevisstykke i kædefilen står denne del på endnu ikke fastlagt: ikke fordi indsendelsen ikke er sket, men fordi der ikke er et kildedokument til at basere svaret på. Dette hænger sammen med andre identitetsspørgsmål, som en kunde ofte stiller i samme liste, såsom under hvilket registreringsnummer virksomheden er registreret — begge dele kan verificeres mod handelsregisteret, ikke mod en erklæring fra virksomheden.

Hvorfor indsendelse er fastlagt i handelsregisteret

Forpligtelsen og registreringen af årsregnskaber går gennem handelsregisteret, reguleret i Handelsregisterloven 2007. For læseren betyder dette navnlig noget om bevislagen: kildedokumentet for dette svar er aldrig en intern erklæring, men altid et uddrag eller statusoversigt fra selve registeret, på samme måde som det gælder for virksomhedens statutariske navn. Hvis dette oversigt mangler i kædefilen, forbliver svaret på endnu ikke fastlagt, indtil det er tilføjet.