Έχουν καταχωριστεί τα χρηματοοικονομικά στοιχεία της επιχείρησης;

Η κατάθεση είναι γεγονός που ζητείται ανά λογιστικό έτος

Δεν πρόκειται για ερώτηση ναι/όχι σχετικά με μια πολιτική, αλλά σχετικά με μια συγκεκριμένη ενέργεια: έχει η ετήσια λογιστική κατάσταση ενός συγκεκριμένου λογιστικού έτους υποβληθεί στο εμπορικό μητρώο. Η απάντηση διαφέρει επομένως ανά έτος. Ένας πελάτης που ρωτά «έχουν κατατεθεί οι ετήσιες λογιστικές καταστάσεις» εννοεί συνήθως: είναι αυτό σε τάξη κατά τα τελευταία ένα ή περισσότερα κλειστά λογιστικά έτη, και η επιχείρηση δεν έχει καθυστερήσει στην κατάθεση. Αυτό είναι κάτι διαφορετικό από το ερώτημα εάν υπάρχει μια ετήσια λογιστική κατάσταση — αυτή μπορεί να είναι ετοιμοποιημένη εσωτερικά χωρίς να έχει κατατεθεί.

Το παρακείμενο αποδεικτικό στοιχείο δεν είναι γράμμα ή pdf της ίδιας της επιχείρησης, αλλά ένα απόσπασμα ή περιληπτικό κατάσταση του εμπορικού μητρώου στο οποίο αναγράφεται η ημερομηνία κατάθεσης ανά έτος. Αυτό το περιληπτικό κατάσταση ζητείται για όλους από το Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο, επομένως ένας πελάτης μπορεί να το επαληθεύσει και ο ίδιος — κάτι που κάνει το ερώτημα αυτό τέτοιο που «όχι, δεν έχει κατατεθεί» είναι δύσκολο να παραποιηθεί και δεν είναι σωστό να παραποιηθεί. Χωρίς αυτό το παρακείμενο αποδεικτικό στοιχείο στον κοινό φάκελο, αυτό το τμήμα παραμένει προς προσδιορισμό: όχι επειδή η κατάθεση δεν έγινε, αλλά επειδή δεν υπάρχει πηγαίο έγγραφο στο οποίο να βασιστεί η απάντηση. Αυτό συνδέεται με άλλες ερωτήσεις ταυτότητας που ένας πελάτης συχνά θέτει στην ίδια λίστα, όπως υπό ποιον αριθμό εγγραφής είναι εγγεγραμμένη η επιχείρηση — και τα δύο μπορούν να επαληθευτούν σε σχέση με το εμπορικό μητρώο, όχι σε σχέση με μια δήλωση της επιχείρησης.

Γιατί η κατάθεση καθιερώνεται στο εμπορικό μητρώο

Η υποχρέωση και η εγγραφή των ετήσιων καταστάσεων διεξάγονται μέσω του εμπορικού μητρώου, που ρυθμίζονται από το Κανονισμό περί εμπορικού μητρώου 2007. Για τον αναγνώστη αυτό σημαίνει κυρίως κάτι για το επίπεδο απόδειξης: το πηγαίο έγγραφο για αυτήν την απάντηση δεν είναι ποτέ μια εσωτερική δήλωση, αλλά πάντα ένα απόσπασμα ή κατάσταση κατάστασης από το ίδιο το μητρώο, όπως ισχύει και για τη νόμιμη επωνυμία της επιχείρησης. Εάν αυτό το περιληπτικό κατάσταση λείπει από τον κοινό φάκελο, η απάντηση παραμένει προς προσδιορισμό έως ότου προστεθεί.