Sind die Jahresrechnungen des Unternehmens hinterlegt?

Die Hinterlegung ist eine Tatsache, die pro Geschäftsjahr abgefragt wird

Dies ist keine Ja/Nein-Frage zu einer Richtlinie, sondern zu einer konkreten Handlung: Wurde der Jahresabschluss eines bestimmten Geschäftsjahres im Handelsregister eingereicht? Die Antwort unterscheidet sich also je nach Jahr. Ein Kunde, der fragt "Sind die Jahresabschlüsse hinterlegt", meint normalerweise: Ist das in Ordnung für die letzten ein oder mehrere abgeschlossenen Geschäftsjahre, und liegt das Unternehmen nicht mit der Hinterlegung im Rückstand. Das ist etwas anderes als die Frage, ob ein Jahresabschluss existiert — dieser kann intern vorliegen, ohne dass er hinterlegt wurde.

Das Beweismittel hierfür ist kein Schreiben oder PDF des Unternehmens selbst, sondern ein Auszug oder Übersicht aus dem Handelsregister, auf dem das Hinterlegungsdatum pro Jahr aufgeführt ist. Diese Übersicht kann von jedem bei der Industrie- und Handelskammer angefordert werden, daher kann ein Kunde dies auch selbst überprüfen — was es zu einer Frage macht, bei der "Nein, nicht hinterlegt" schwer zu verschleiern ist und nicht ratsam zu verschleiern ist. Ohne dieses Beweismittel im Kettendossier steht dieser Punkt noch zu bestimmen: nicht weil die Hinterlegung nicht stattgefunden hat, sondern weil es kein Quelldokument gibt, auf dem die Antwort basiert. Dies hängt mit anderen Identitätsfragen zusammen, die ein Kunde oft in derselben Liste stellt, wie unter welcher Registrierungsnummer das Unternehmen eingetragen ist — beide sind gegen das Handelsregister zu überprüfen, nicht gegen eine Erklärung des Unternehmens.

Warum die Hinterlegung im Handelsregister festgehalten wird

Die Verpflichtung und die Registrierung von Jahresstücken laufen über das Handelsregister, geregelt im Handelsregistrierungsgesetz 2007. Für den Leser bedeutet dies vor allem etwas über die Beweislast: Das Quelldokument für diese Antwort ist niemals eine interne Erklärung, sondern immer ein Auszug oder Statusübersicht aus dem Register selbst, genauso wie dies für der Firmenbezeichnung des Unternehmensgilt. Fehlt diese Übersicht im Kettendossier, bleibt die Antwort noch zu bestimmen, bis sie hinzugefügt wird.