¿Se han depositado las cuentas anuales de la empresa?

La deposición es un hecho que se solicita por ejercicio contable

Esta no es una pregunta de sí/no sobre una política, sino sobre una acción concreta: si la cuenta anual de un ejercicio contable específico ha sido presentada en el registro mercantil. Por lo tanto, la respuesta varía según el año. Un cliente que pregunta «¿se han depositado las cuentas anuales?» generalmente se refiere a: ¿está en orden durante el último uno o varios ejercicios contables cerrados, y la empresa no está retrasada en la deposición? Esto es diferente de la pregunta de si existe una cuenta anual — que podría estar lista internamente sin haber sido depositada.

El documento justificativo en este caso no es una carta o PDF de la propia empresa, sino un extracto o resumen del registro mercantil en el que consta la fecha de deposición por año. Ese resumen puede ser solicitado por cualquiera ante la Cámara de Comercio, por lo que un cliente también puede verificarlo por sí mismo — lo que hace que sea una pregunta en la que «no, no depositado» es difícil de ocultar y no es prudente intentar ocultarlo. Sin ese documento justificativo en el expediente de cadena, este apartado aparece como por determinar: no porque la deposición no haya ocurrido, sino porque no hay un documento de origen en el que basar la respuesta. Esto está relacionado con otras preguntas de identidad que un cliente a menudo formula en la misma lista, como bajo qué número de registro está inscrita la empresa — ambas pueden verificarse contra el registro mercantil, no contra una declaración de la empresa.

Por qué la deposición consta en el registro mercantil

La obligación y el registro de los documentos contables se realizan a través del registro mercantil, regulados en la Ley del Registro Mercantil 2007. Para el lector, esto significa principalmente algo sobre el nivel de prueba: el documento de origen para esta respuesta nunca es una declaración interna, sino siempre un extracto o resumen de estado del propio registro, tal como ocurre con la denominación estatutaria de la empresa. Si ese resumen no consta en el expediente de cadena, la respuesta permanece por determinar hasta que se agregue.