hvilket bevis skal jeg levere for at min virksomhedsadresse virkelig eksisterer

Uddrag fra Handelsregistret er som regel tilstrækkeligt

Det bevis, som onboarding normalt ønsker at se, er et aktuelt uddrag fra Handelsregistret hos Kammer of Commerce. Derpå fremgår etableringsadressen, som den er registreret, og det er præcis det, som kunden ønsker at efterprøve mod det, der er udfyldt i onboarding-formularen. Et uddrag, der er nogle få dage til nogle få uger gammelt, anses i praksis for at være aktuelt nok; hvor streng denne kontrol er, varierer efter kunde og sektor. Nogle portaler accepterer også et screenshot fra KvK-webstedet, andre ønsker den officielle PDF-fil med identifikationsmærke.

Ud over uddraget anmoder onboarding sommetider om et supplerende bevis for, at adressen også bruges fysisk: en nylig energiregning på virksomhedens navn, en lejekontrakt eller en bekræftelse fra udlejeren. Det er især tilfældet ved nye relationer eller inden for sektorer, hvor skuffeselskaber er en kendt risiko. Hvis du ikke har det supplerende bevis, er det mest ærligt svar, at du forelægger uddraget som den eneste dokumentation og præciserer, at der ikke eksisterer en leje- eller energikontrakt på virksomhedens navn — for eksempel ved et postadresse på et Business Center. Dette hænger sammen med hvad din kunde præcist mener med virksomhedens etableringsadresse: nogle formater spørger specifikt efter den statutariske adresse, andre efter den faktiske arbejdsadresse, og disse to er ikke altid identiske. Det registreringsnummer, hvorunder virksomheden er registreret fremgår også af det samme uddrag, så disse to spørgsmål besvares ofte med ét dokument.

Hvem registreringspligten påhviler

At Handelsregistret er kilden til adressen følger af Handelsregisterloven 2007: enhver virksomhed er forpligtet til at få etableringsoplysninger, herunder adressen, registreret, og disse oplysninger kan frit søges op og bevises med et uddrag.