welchen Nachweis muss ich erbringen, dass meine Betriebsstätte wirklich existiert

Ein Handelsregisterauszug genügt in der Regel

Der Nachweis, den Onboarding in der Regel sehen möchte, ist ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister der Industrie- und Handelskammer. Darin ist die Betriebsstätte wie eingetragen aufgeführt, und genau das möchte der Kunde gegen das abgleichen, was im Onboarding-Formular eingefüllt wurde. Ein Auszug von wenigen Tagen bis einigen Wochen Alter wird in der Praxis als aktuell genug erachtet; wie streng dies kontrolliert wird, unterscheidet sich je nach Kunde und Branche. Einige Portale akzeptieren auch einen Screenshot der Website der Industrie- und Handelskammer, andere wünschen sich die offizielle PDF-Datei mit Referenznummer.

Neben dem Auszug fordert Onboarding manchmal einen zusätzlichen Nachweis dafür auf, dass die Adresse auch physisch genutzt wird: eine aktuelle Energierechnung auf Namen des Unternehmens, einen Mietvertrag oder eine Bestätigung des Vermieters. Dies ist insbesondere bei neuen Geschäftsbeziehungen oder in Branchen der Fall, in denen Scheinkonzerne ein bekanntes Risiko darstellen. Hast du diesen zusätzlichen Nachweis nicht, dann ist es die ehrlichste Antwort, den Auszug als einzige Begründung vorzulegen und zu erläutern, dass kein Miet- oder Energievertrag auf Namen des Unternehmens besteht — beispielsweise bei einer Adresse bei einem Business-Center. Dies hängt damit zusammen, was dein Kunde genau unter der Betriebsstätte des Unternehmens versteht: einige Formate fragen speziell nach der Satzadresse, andere nach der tatsächlichen Betriebsstätte, und diese sind nicht immer identisch. Auch die Registrierungsnummer, unter der das Unternehmen eingetragen ist, steht auf demselben Auszug, sodass diese beiden Fragen oft mit einem Dokument beantwortet werden.

Wer der Registrierungspflicht unterliegt

Dass das Handelsregister die Quelle für die Adresse ist, ergibt sich aus dem Handelsregistergesetz 2007: jedes Unternehmen ist verpflichtet, die Betriebsstättendaten, einschließlich der Adresse, registrieren zu lassen, und diese Daten sind öffentlich einsehbar und mit einem Auszug nachweisbar.