quel justificatif dois-je fournir pour prouver que mon adresse commerciale existe vraiment

Un extrait du registre du commerce suffit, généralement

La preuve que l'intégration souhaite généralement voir est un extrait récent du registre du commerce de la Chambre de commerce. L'adresse d'établissement y figure telle qu'elle est enregistrée, et c'est exactement ce que le client souhaite vérifier par rapport à ce qui a été rempli dans le formulaire d'intégration. Un extrait datant de quelques jours à quelques semaines est considéré en pratique comme suffisamment à jour ; le degré de rigueur du contrôle varie selon le client et le secteur. Certains portails acceptent également une capture d'écran du site de la Chambre de commerce, d'autres veulent le fichier PDF officiel avec le numéro de référence.

Indépendamment de l'extrait, l'intégration demande parfois une preuve supplémentaire que l'adresse est effectivement utilisée : une facture d'électricité récente au nom de l'entreprise, un contrat de location, ou une confirmation du propriétaire. C'est notamment le cas pour les nouvelles relations ou dans les secteurs où les montages fictifs constituent un risque connu. Si vous n'avez pas cette preuve supplémentaire, la réponse la plus honnête est de fournir l'extrait comme seule justification et de clarifier qu'aucun contrat de location ou contrat d'électricité n'existe au nom de l'entreprise — par exemple dans le cas d'une adresse postale dans un immeuble de bureaux partagé. Cela est lié à ce que votre client entend précisément par l'adresse d'établissement de l'entreprise : certains formats demandent spécifiquement l'adresse statutaire, d'autres l'adresse réelle d'exploitation, et ces deux adresses ne sont pas toujours identiques. Également le numéro d'enregistrement sous lequel l'entreprise est enregistrée figure sur ce même extrait, de sorte que ces deux questions sont souvent répondues avec un seul document.

Où repose l'obligation d'enregistrement

Le fait que le registre du commerce soit la source de l'adresse découle de la Loi sur le registre du commerce 2007 : chaque entreprise est tenue de faire enregistrer les données d'établissement, y compris l'adresse, et ces données sont publiquement consultables et peuvent être prouvées avec un extrait.