qué documentación debo proporcionar para demostrar que mi domicilio comercial existe realmente

Un extracto del Registro Mercantil es suficiente, por lo general

La prueba que la incorporación suele querer ver es un extracto reciente del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio. En él figura la dirección de establecimiento tal como está inscrita, y eso es exactamente lo que el cliente quiere verificar contra lo que se ha rellenado en el formulario de incorporación. Un extracto de unos días a unas semanas de antigüedad se considera en la práctica lo suficientemente actual; la rigidez del control varía según el cliente y el sector. Algunos portales también aceptan una captura de pantalla del sitio web del Registro Mercantil, otros quieren el archivo PDF oficial con identificador.

Además del extracto, la incorporación a veces solicita una prueba adicional de que la dirección se utiliza también físicamente: una factura de energía reciente a nombre de la empresa, un contrato de alquiler, o una confirmación del propietario. Esto ocurre especialmente en nuevas relaciones o en sectores donde las construcciones ficticias son un riesgo conocido. Si no tienes esa prueba adicional, la respuesta más honesta es que proporcionas el extracto como única justificación y aclaras que no existe contrato de alquiler o suministro a nombre de la empresa — por ejemplo en caso de un domicilio postal en un edificio de oficinas compartidas. Esto está relacionado con lo que tu cliente entiende exactamente por dirección de establecimiento de la empresa: algunos formatos preguntan específicamente por la dirección estatutaria, otros por la dirección de trabajo efectiva, y estas dos no siempre son iguales. También el número de registro bajo el que está inscrita la empresa figura en ese mismo extracto, por lo que estas dos preguntas frecuentemente se responden con un único documento.

Dónde recae la obligación de registro

Que el Registro Mercantil sea la fuente de la dirección se deduce de la Ley del Registro Mercantil 2007: toda empresa está obligada a registrar los datos de establecimiento, incluida la dirección, y esos datos son públicamente consultables y se pueden acreditar con un extracto.