jaki dowód muszę dostarczyć że mój adres siedziby rzeczywiście istnieje

Wyciąg z rejestru handlowego wystarczy, zwykle

Dowodem, który onboarding zwykle chce zobaczyć, jest ostatni wyciąg z rejestru handlowego Izby Handlu i Przemysłu. Zawiera on adres siedziby zarejestrowany w rejestrze, czyli dokładnie to, co klient chce porównać z tym, co wpisano w formularzu onboardingowym. Wyciąg liczący kilka dni do kilku tygodni uważa się w praktyce za wystarczająco aktualny; jak rygorystycznie jest to sprawdzane, różni się w zależności od klienta i sektora. Niektóre portale akceptują również zrzut ekranu ze strony KVK, inne chcą oficjalnego pliku PDF z oznaczeniem.

Poza wyciągiem onboarding czasami wymaga dodatkowego dowodu, że adres jest faktycznie używany: niedawny rachunek za energię na nazwę przedsiębiorstwa, umowę najmu lub potwierdzenie od wynajmującego. Dzieje się tak szczególnie w przypadku nowych relacji lub w sektorach, gdzie konstruacje pozorne stanowią znane ryzyko. Jeśli nie masz tego dodatkowego dowodu, najbardziej uczciwa odpowiedź to dostarczenie wyciągu jako jedynego uzasadnienia i wyjaśnienie, że nie istnieje umowa najmu lub dostaw energii na nazwę przedsiębiorstwa — na przykład w przypadku adresu pocztowego w biurowcu wspólnym. Wiąże się to z tym, co dokładnie twój klient rozumie przez adres siedziby przedsiębiorstwa: niektóre formaty pytają konkretnie o adres statutowy, inne o faktyczne miejsce pracy, a te dwa nie zawsze się pokrywają. Również numer rejestracyjny, pod którym przedsiębiorstwo zostało zarejestrowane znajduje się na tym samym wyciągu, więc te dwie pytania są często odpowiadane jednym dokumentem.

Gdzie spoczywa obowiązek rejestracji

To, że Rejestr Handlowy jest źródłem adresu, wynika z Ustawy o Rejestrze Handlowym z 2007 r.: każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do zarejestrowania danych dotyczących siedziby, w tym adresu, a dane te są publicznie dostępne i mogą być potwierdzone wyciągiem.