Bank fragt, wer im Namen des Unternehmens unterzeichnen darf – wie beantworte ich das

Der Handelsregisterauszug ist das Beweismittel, nicht die E-Mail-Bestätigung

Die Bank fordert dies normalerweise nicht als offene Frage an, sondern im Rahmen einer Kundenuntersuchung oder Kontoeröffnung, und das Beweismittel dafür ist der Auszug aus dem Handelsregister. Darin ist vermerkt, wer Geschäftsführer ist und ob diese Person einzeln berechtigt ist zu unterzeichnen oder nur gemeinsam mit einer anderen ("gemeinsam berechtigt"). Das ist die Antwort, die die Bank haben möchte: nicht deine Einschätzung, sondern das, was im Register eingetragen ist.

In der Praxis wird dieses Feld oft falsch ausgefüllt, weil der Wortlaut der Satzung paraphrasiert wird, statt die Registereintragung zu übernehmen. Falls die Satzung vorsieht, dass ein Geschäftsführer einzeln berechtigt ist, der Auszug aber "gemeinsam berechtigt" angibt, weil zum Beispiel eine vorübergehende Beschränkung eingetragen wurde, zählt für die Bank die Registereintragung. Wenn du dir unsicher bist, ob der Auszug aktuell ist, fordere einen aktuellen Auszug bei der KvK an — ein Auszug, der älter als ein paar Monate ist, wird von Banken oft nicht mehr akzeptiert. Dieses Thema berührt auch die Frage unter welcher Registrierungsnummer das Unternehmen eingetragen ist, denn Bank und KvK-Auszug müssen auf dieselbe Nummer hinweisen. Bei mehreren Betriebsstätten ist auch darauf zu achten, welche Betriebsstätte die Bank genau meint; das ist mit der Frage in welchen Ländern das Unternehmen Betriebsstätten hat verbunden, wenn es um eine Unternehmensgruppe mit ausländischen Einheiten geht.

Rechtliche Grundlage: Handelsregisterwet 2007

Die Verpflichtung, Geschäftsführer und deren Befugnisse eintragen zu lassen, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch, das festlegt, welche Daten eines Unternehmens registriert werden, einschließlich der Geschäftsführer und ihrer Signierungsbefugnisse. Der Auszug ist die offizielle Darstellung dieser Registereintragung und gilt daher als Beweismittel, nicht die Satzung selbst und nicht eine interne Erklärung. Hast du keinen aktuellen Auszug zur Hand, gibt es keine andere Quelle, die die Bank stattdessen akzeptiert; die Frage bleibt dann offen, bis der Auszug angefordert worden ist.