banco pregunta quién puede firmar en nombre de la empresa, ¿cómo contesto

El extracto de KvK es el documento probatorio, no la confirmación por correo electrónico

El banco normalmente no lo solicita como pregunta abierta, sino como parte de una investigación de clientes o una apertura de cuenta, y el documento probatorio para ello es el extracto del Registro Mercantil. En él consta quién es administrador y si puede firmar de forma independiente o solo conjuntamente con otro ("competencia conjunta"). Esa es la respuesta que el banco quiere: no tu valoración, sino lo que está registrado.

En la práctica, alguien rellena este campo incorrectamente parafraseando el texto estatutario en lugar de copiar el registro. Si los estatutos establecen que un administrador es competente de forma independiente, pero el extracto menciona "competencia conjunta" porque, por ejemplo, se ha inscrito una limitación temporal, entonces para el banco cuenta el registro. Si tienes dudas sobre si el extracto está actualizado, solicita un ejemplar reciente a la KvK — un extracto de más de unos pocos meses de antigüedad a menudo ya no es aceptado por los bancos. Este tema también está relacionado con la pregunta bajo qué número de registro está inscrita la empresa, ya que el banco y el extracto de KvK deben señalar el mismo número. Si hay varios establecimientos, ten en cuenta también cuál es el que el banco quiere exactamente; esto se relaciona con la pregunta en qué países tiene establecimientos la empresa, si se trata de un grupo con entidades extranjeras.

Donde esto se deriva de: Ley del Registro Mercantil 2007

La obligación de registrar a los administradores y su capacidad de firma se deriva de la Ley del Registro Mercantil de 2007, que establece qué datos de una empresa se mantienen, incluidos los administradores y su capacidad de firma. El extracto es la representación oficial de ese registro y, por lo tanto, actúa como documento probatorio, no los estatutos en sí ni una declaración interna. Si no tienes un extracto reciente a mano, no hay otra fuente que el banco acepte en su lugar; la pregunta permanece abierta hasta que se haya solicitado el extracto.