bank vraagt wie er mag tekenen namens het bedrijf hoe beantwoord ik dat

Uittreksel KvK is het bewijsstuk, niet de bevestiging per e-mail

De bank vraagt dit meestal niet als open vraag, maar als onderdeel van een cliëntenonderzoek of een rekeningopening, en het bewijsstuk daarvoor is het uittreksel uit het Handelsregister. Daarop staat wie bestuurder is en of die zelfstandig mag tekenen of alleen samen met een ander ("gezamenlijk bevoegd"). Dat is het antwoord dat de bank wil: niet jouw inschatting, maar wat er geregistreerd staat.

In de praktijk vult iemand dit veld verkeerd in door de statutaire tekst te parafraseren in plaats van de registratie over te nemen. Als de statuten zeggen dat een bestuurder zelfstandig bevoegd is, maar het uittreksel vermeldt "gezamenlijk bevoegd" omdat er bijvoorbeeld een tijdelijke beperking is ingeschreven, dan telt voor de bank de registratie. Twijfel je of het uittreksel actueel is, vraag dan een recent exemplaar aan bij de KvK — een uittreksel van meer dan een paar maanden oud wordt door banken vaak niet meer geaccepteerd. Dit onderwerp raakt ook de vraag onder welk registratienummer de onderneming staat ingeschreven, want bank en KvK-uittreksel moeten op hetzelfde nummer wijzen. Let bij meerdere vestigingen ook op welke vestiging de bank precies bedoelt; dat sluit aan bij de vraag in welke landen de onderneming vestigingen heeft, als het om een groep met buitenlandse entiteiten gaat.

Waar dit uit volgt: Handelsregisterwet 2007

De verplichting om bestuurders en hun bevoegdheid te registreren volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die vastlegt welke gegevens van een onderneming worden bijgehouden, waaronder de bestuurders en hun tekenbevoegdheid. Het uittreksel is de officiële weergave van die registratie en geldt daarom als bewijsstuk, niet de statuten zelf en niet een interne verklaring. Heb je geen recent uittreksel bij de hand, dan is er geen andere bron die de bank in de plaats accepteert; de vraag blijft dan open tot het uittreksel is aangevraagd.