ce dovadă trebuie să furnizez că adresa mea de afaceri chiar există

Un extras din Registrul Comerțului este suficient, de obicei

Dovada pe care onboarding o dorește de obicei este un extras recent din Registrul Comerțului de la Camera de Comerț. Pe acesta este înscrisă adresa sediului, exact cum este înregistrată, și aceasta este exact ceea ce clientul dorește să verifice în raport cu ceea ce a fost completat în formularul de onboarding. Un extras de la câteva zile până la câteva săptămâni în urmă este considerat în practică suficient de actual; gradul de strictețe al controlului variază în funcție de client și de sector. Unele portaluri acceptă și o captură de ecran de pe site-ul KVK, altele doresc fișierul PDF oficial cu identificator.

Pe lângă extras, onboarding cere uneori o dovadă suplimentară că adresa este folosită și fizic: o factură recentă de energie pe numele întreprinderii, un contract de închiriere sau o confirmare din partea proprietarului. Aceasta se întâmplă mai ales în cazul noilor relații sau în sectoare unde construcțiile fictive sunt un risc cunoscut. Dacă nu ai această dovadă suplimentară, răspunsul cel mai corect este să furnizezi extrasul ca singura documentație și să precizezi că nu există un contract de închiriere sau de energie pe numele întreprinderii — de exemplu, în cazul unei adrese poștale la o clădire cu birouri colective. Aceasta este legată de ceea ce clientul tău înțelege exact prin adresa de sediu a întreprinderii: unele formate cer în mod specific adresa de domiciliu statutory, altele adresa de lucru efectivă, și aceste două nu sunt întotdeauna aceleași. De asemenea, numărul de înregistrare sub care este înregistrată întreprinderea apare pe același extras, deci aceste două întrebări sunt adesea răspunse cu un singur document.

Asupra cui se întinde obligația de înregistrare

Faptul că Registrul Comerțului este sursa pentru adresă rezultă din Legea Registrului Comerțului din 2007: fiecare întreprindere este obligată să înregistreze datele sediului, inclusiv adresa, și aceste date sunt disponibile pentru consultare publică și pot fi dovedite cu un extras.