devo comunicare che c'è un nuovo amministratore della mia azienda

Il cambio della gestione deve essere comunicato al registro delle imprese; la banca lo rileva da lì

Sì, un nuovo amministratore deve essere comunicato, ma non direttamente alla banca come primo passo. L'obbligo legale di comunicazione ricade sul registro delle imprese della Camera di Commercio: ogni modifica negli amministratori è un dato dell'azienda che viene registrato. Una volta che l'iscrizione è stata elaborata, la banca è la parte che la rileva — le banche controllano periodicamente e in caso di segnali se il fascicolo dei loro clienti è ancora aggiornato, e un cambio della gestione è esattamente questo tipo di segnale.

In pratica la banca chiede quindi un estratto in cui figura già il nuovo amministratore, e talvolta un documento di identificazione di quella persona. Se non hai ancora l'estratto, allora la risposta al questionario non è "no" ma "non ancora disponibile" — con l'iscrizione presso la Camera di Commercio come passo successivo. Questo incrocia spesso subito altre due domande nello stesso elenco: chi sono gli effettivi beneficiari dell'azienda, perché un nuovo amministratore non è automaticamente anche un nuovo beneficiario effettivo, e se quell'amministratore è una persona politicamente esposta, cosa che la banca vuole sapere separatamente perché comporta un cliente due diligence adattato. Entrambe le domande le risolvi con lo stesso documento di base, non con una dichiarazione separata.

Da cui deriva: Handelsregisterwet e Wwft

Il fondamento è l'Handelsregisterwet 2007: gli amministratori sono uno dei dati conservati per ogni azienda iscritta, e una modifica in proposito deve essere comunicata al registro delle imprese. La banca stessa agisce sulla base della Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, che obbliga le banche a mantenere aggiornato il loro cliente due diligence — un cambio della gestione è una ragione per ripetere o integrare quel controllo. Quale documento probatorio la banca chieda esattamente al riguardo varia da banca a banca e non è stabilito nella legge stessa; è possibile vederlo sul portale della banca. Se la modifica coincide con un cambio di indirizzo o un nuovo azionista, spesso viene restituita anche la domanda su le relazioni della banca dell'azienda nello stesso elenco — non è una domanda nuova, ma una verifica che il fascicolo sia ancora coerente.