måste jag rapportera att det finns en ny styrelseledamot i mitt företag

Förändringar i styrelsen måste anmälas till handelsregistret, banken följer detta därifrån

Ja, en ny styrelsemedlem måste anmälas, men inte direkt till banken som första steg. Den lagstadgade anmälningsplikten ligger hos handelsregistret vid Närings- och handelskammaren: varje förändring i styrelsen är uppgift som registreras för företaget. Så snart denna registrering har behandlats är banken den part som uppmärksammar detta — banker kontrollerar regelbundet och vid signaler om deras kunddossier fortfarande är aktuellt, och en förändring i styrelsen är precis sådan signal.

I praktiken ber banken då om ett utdrag där den nya styrelsemedlemmen redan står, och ibland om ett identitetsdokument för denna person. Har du ännu inte utdraget är svaret på frågeformuläret inte "nej" utan "ännu inte tillgängligt" — med registreringen hos Närings- och handelskammaren som nästa steg. Detta rör ofta omedelbar två andra frågor i samma lista: vilka är företagets slutliga riktiga ägareför en ny styrelsemedlem är inte automatiskt också en ny UBO, och huruvida denna styrelsemedlem är en politiskt framstående person, vilket banken vill veta separat eftersom detta medför en anpassad kundkännedom där. Du löser båda frågorna med samma källdokument, inte med en separat förklaring.

Vad detta följer från: Handelsregisterwet och Wwft

Grunden är Handelsregisterwet 2007: styrelsemedlemmar är en av de uppgifterna som för varje registrerat företag upprätthålls, och en förändring däri måste anmälas till handelsregistret. Själva banken handlar enligt Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, som förpliktar banker att hålla sin kundkännedom aktuell — en förändring i styrelsen är en anledning att upprepa eller komplettera denna kundkännedom. Vilket bevisstycke banken exakt begär vid detta är olika per bank och anges inte i lagen själv; det går att se på bankens portal. Går förändringen tillsammans med en adressändring eller en ny aktieägare uppkommer ofta också frågan om företagets relationer till banken igen i samma lista — det är då inte en ny fråga, utan en kontroll om dossieren fortfarande är konsistent.