Wie erkläre ich der Bank, wie unsere Unternehmensstruktur mit Tochterunternehmen aufgebaut ist

Die Frage nach der Gruppenstruktur stammt aus KYC, nicht aus CSRD

Die Bank fragt dies meist im Rahmen der Kundenprüfung (KYC — "know your customer"), und dabei geht es um drei Dinge: wer ist die Muttergesellschaft, welche Töchter fallen unter den Konzern, und wer hat die tatsächliche Kontrolle (UBO — "ultimate beneficial owner"). Das unterscheidet sich von der Gruppenkonsolidierung, die in der Nachhaltigkeitsberichterstattung vorkommt: Die Bank will wissen, wer über was entscheidet, nicht welche Einheiten in den CSRD-Erfassungsbereich fallen. Die Antwort besteht daher aus einem Organigramm oder einer Aufzählung von Einheiten, mit für jede Einheit dem gesetzlichen Namen, dem Land der Betriebsstätte und dem Prozentsatz des Anteils oder Stimmrechts.

Soweit das aus einer Kettenakte stammt: der Firmenbezeichnung des Unternehmens, die Registrierungsnummer und die Länder, in denen sich Betriebsstätten befinden sind genau die Felder, die die Bank pro Einheit sehen möchte. Für eine Tochter in einem anderen Land ist die lokale Registrierungsnummer erforderlich, nicht nur die der Muttergesellschaft. Fehlt eine Tochter noch in der Akte, dann ist "nein, noch nicht vollständig" eine ehrlichere Antwort als eine Struktur auszufüllen, die nicht stimmt — die Bank fragt bei Zweifeln nach, und ein unvollständiges Organigramm fällt schneller auf als eine fehlende Antwort.

Handelsregister ist die Quelle, nicht die Bank selbst

Die Grundlage für diese Frage ist das Handelsgesetzbuch: Darin sind die Daten eines Unternehmens festgehalten, einschließlich der Rechtsform, der Geschäftsführer und — bei einer Gruppenstruktur — der Bindungen zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften. Die Bank prüft hier nichts Neues selbst, sondern fragt nach Bestätigung dessen, was bereits bei der Industrie- und Handelskammer registriert ist, ergänzt um UBO-Informationen, die nicht immer vollständig aus dem Handelsregister hervorgehen. Ein aktueller Registerauszug pro Einheit ist daher das direkteste Beweismittel; bei einer Struktur mit mehreren Ländern ist es ratsam, auch die ausländischen Registrierungen zur Hand zu haben, auch wenn es dafür in dieser Akte keine feste Quelle gibt.