jak wyjaśnić bankowi jak wygląda nasza struktura biznesowa ze spółkami zależnymi

Pytanie o strukturę grupy pochodzi z KYC, a nie z CSRD

Bank zwykle pyta to w ramach badania klienta (KYC — "know your customer"), i wtedy chodzi o trzy rzeczy: kto jest spółką matką, które spółki zależne wchodzą w skład grupy i kto ma ostateczne prawo głosu (UBO — "ultimate beneficial owner"). To coś innego niż konsolidacja grupy, która występuje w raportowaniu zrównoważonego rozwoju: bank chce wiedzieć kto decyduje o czym, a nie które jednostki znajdują się w zakresie CSRD. Odpowiedź składa się zatem z organogramu lub wykazu jednostek, z podaniem dla każdej jednostki nazwy statutowej, kraju siedziby i procentu udziału lub praw głosu.

Jeśli pochodzi to z jednego pliku łańcuchowego: statutowej nazwy przedsiębiorstwa, numer rejestracyjny i kraje, w których znajdują się siedziby to dokładnie pola, które bank chce widzieć na jednostkę. Dla spółki zależnej w innym kraju potrzebny jest lokalny numer rejestracyjny, nie tylko numer spółki matki. Jeśli w pliku brakuje jeszcze spółki zależnej, wtedy odpowiedź "nie, jeszcze nie kompletne" jest szczersza niż wypełnianie struktury, która nie pasuje — bank dopyta w razie wątpliwości, a niekompletny organogram rzadko zauważa się szybciej niż brakującą odpowiedź.

Rejestr handlowy jest źródłem, a nie sam bank

Podstawą tego pytania jest Ustawa o Rejestrze Handlowym z 2007 r.: zawiera ona dane przedsiębiorstwa, które są zarejestrowane, w tym formę prawną, zarząd i — w przypadku struktury grupowej — powiązania między spółkami matką a zależnymi. Bank nie weryfikuje tu czegoś nowego, ale prosi potwierdzenia tego, co jest już zarejestrowane w Izbie Handlowo-Przemysłowej, uzupełnione informacjami o UBO, które nie zawsze w pełni wynikają z rejestru handlowego. Ostatni wyciąg z rejestru na jednostkę jest zatem najbardziej bezpośrednim dowodem; w przypadku struktury obejmującej wiele krajów zaleca się również mieć pod ręką zagraniczną rejestracje, chociaż w tym pliku nie ma dla nich stałego źródła.