hogyan magyarázom el a banknak vállalkozásunk szerkezetét leányvállalatokkal

A csoportszerkezetre vonatkozó kérdés a KYC-ből származik, nem a CSRD-ből

A bank ezt általában az ügyfél-átvilágítás (KYC — "know your customer") keretében kérdezi meg, és ekkor három dologról van szó: ki az anyavállalat, mely leánytársaságok tartoznak a csoporthoz, és kinek van a végső irányítási hatósága (UBO — "ultimate beneficial owner"). Ez különbözik a fenntarthatósági jelentésekben szereplő csoportkonsolidációtól: a bank azt szeretné tudni, hogy ki mit dönt el, nem azt, hogy mely entitások tartoznak a CSRD-hatálya alá. A válasz tehát egy szervezeti ábra vagy entitások felsorolása, entitásonként a cég jogilag bejegyzett nevével, a bejegyzés helye szerinti országgal és a részvény vagy szavazati jog százalékos arányával.

Ahol ez az egy ketendossierből származik: a vállalat hivatalos neve, a regisztrációs szám és az országok, ahol telephelyek működnek pontosan azok a mezők, amelyeket a bank entitásonként látni szeretne. Egy másik országban működő leánytársaságnál szükséges a helyi nyilvántartási szám, nem csak az anyavállalaté. Ha egy leánytársaság még hiányzik a dossziérból, akkor az "igen, még nem teljes" őszintébb válasz, mint egy helytelen szerkezetnek megfelelő kitöltés — a bank kétség esetén visszakérdez, és egy hiányos szervezeti ábra gyorsabban szembetűnik, mint egy hiányzó válasz.

A Handelsregister az információforrás, nem maga a bank

Ennek a kérdésnek az alapja a Handelsregisterwet 2007: ebben egy vállalat mely adatai vannak rögzítve, köztük a jogi forma, a vezetők, és — csoportszerkezet esetén — az anyavállalat és leánytársaságai közötti kapcsolatok. A bank itt nem vizsgál meg saját magától semmi újat, hanem a Kereskedelmi és Iparkamara által már bejegyzett adatok megerősítését kérdezi meg, kiegészítve az UBO-információkkal, amelyek nem mindig derülnek ki teljes egészében a Handelsregisterből. Egy friss kivonat entitásonként ezért a legközvetlen bizonyíték; több országból álló szerkezet esetén ajánlatos a külföldi nyilvántartásokat is kéznél tartani, még ha ebben a dossziérban nincs is rögzített forrás erre.