comment j'explique à la banque comment notre structure d'entreprise avec les filiales fonctionne

La demande de structure de groupe provient de KYC, non de CSRD

La banque pose généralement cette question dans le cadre de la connaissance du client (KYC — « know your customer »), et il s'agit alors de trois éléments : qui est la mère, quelles filiales relèvent du groupe, et qui détient le contrôle ultime (UBO — « ultimate beneficial owner »). C'est différent de la consolidation de groupe qui figure dans la déclaration de durabilité : la banque veut savoir qui décide de quoi, non quelles entités relèvent du périmètre CSRD. La réponse consiste donc en un organigramme ou une énumération des entités, avec pour chaque entité la dénomination statutaire, le pays d'établissement et le pourcentage de participation au capital ou de droit de vote.

Source d'information du dossier unique de la chaîne : la dénomination statutaire de l'entreprise, le numéro d'immatriculation et les pays où sont établies les entités sont précisément les champs que la banque souhaite voir pour chaque entité. Pour une filiale dans un autre pays, l'immatriculation locale est nécessaire, et non seulement celle de la mère. Si une filiale manque encore au dossier, répondre « non, pas encore complet » est plus honnête que de remplir une structure qui ne correspond pas — la banque pose des questions supplémentaires en cas de doute, et un organigramme incomplet attire plus l'attention qu'une réponse manquante.

Le registre du commerce est la source, pas la banque elle-même

Le fondement de cette question est la Loi de 2007 sur le registre du commerce : elle précise les données d'une entreprise qui y sont enregistrées, notamment la forme juridique, les dirigeants et — en cas de structure de groupe — les liens entre sociétés mères et filiales. La banque ne vérifie pas ici quelque chose de nouveau, mais demande une confirmation de ce qui est déjà enregistré à la Chambre de commerce, complétée par les informations UBO qui n'apparaissent pas toujours complètement au registre du commerce. Un extrait récent par entité est donc la preuve la plus directe ; dans une structure avec plusieurs pays, il est recommandé d'avoir également les enregistrements étrangers à disposition, même si aucune source permanente n'est prévue à cet effet dans ce dossier.