hoe leg ik de bank uit hoe onze bedrijfsstructuur met dochterbedrijven in elkaar zit

De vraag naar groepsstructuur komt uit KYC, niet uit CSRD

De bank vraagt dit meestal in het kader van klantonderzoek (KYC — "know your customer"), en dan gaat het om drie dingen: wie is de moeder, welke dochters vallen onder de groep, en wie heeft de uiteindelijke zeggenschap (UBO — "ultimate beneficial owner"). Dat is iets anders dan de groepsconsolidatie die in duurzaamheidsrapportage voorkomt: de bank wil weten wie waarover beslist, niet welke entiteiten in een CSRD-scope vallen. Het antwoord bestaat dus uit een organogram of een opsomming van entiteiten, met per entiteit de statutaire naam, het land van vestiging en het percentage aandelenbelang of stemrecht.

Waar dat uit één ketendossier komt: de statutaire naam van de onderneming, het registratienummer en de landen waar vestigingen staan zijn precies de velden die de bank per entiteit wil zien. Voor een dochter in een ander land is dat lokale registratienummer nodig, niet alleen dat van de moeder. Ontbreekt een dochter nog in het dossier, dan is "nee, nog niet volledig" een eerlijker antwoord dan een structuur invullen die niet klopt — de bank vraagt door bij twijfel, en een onvolledig organogram valt sneller op dan een ontbrekend antwoord.

Handelsregister is de bron, niet de bank zelf

De basis voor deze vraag is de Handelsregisterwet 2007: daarin staat welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, waaronder de rechtsvorm, bestuurders en — bij een groepsstructuur — de bindingen tussen moeder- en dochtermaatschappijen. De bank toetst hier niet zelf iets nieuws, maar vraagt bevestiging van wat al bij de Kamer van Koophandel geregistreerd staat, aangevuld met UBO-informatie die niet altijd volledig uit het handelsregister blijkt. Een recent uittreksel per entiteit is daarom het meest directe bewijsstuk; bij een structuur met meerdere landen is het raadzaam ook de buitenlandse registraties bij de hand te hebben, ook al staat daar in dit dossier geen vaste bron voor.