Neue Bank fordert bei Kontoöffnung verschiedene Dokumente an – welche sind das

UKO-Fragen stammen aus derselben Quelle wie das Handelsregister

Eine neue Bank verlangt bei der Eröffnung eines Geschäftskontos drei Arten von Daten: wer das Unternehmen ist, wer dahinter steckt, und warum das Konto erforderlich ist. Dies wird als Kundenprüfung oder "Know Your Customer" (KYC) bezeichnet, das für Banken gemäß dem Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung obligatorisch ist. Konkret fordert die Bank normalerweise einen Auszug aus dem Handelsregister, eine Kopie der Satzung, eine Übersicht der UBO's (Ultimate Beneficial Owners, die Personen, die das Unternehmen tatsächlich besitzen oder kontrollieren) und eine Erklärung über die Art der Geschäftstätigkeit an. Für die Identitätsdaten — die Satzungsfirma, die Eintragungsnummer und die Betriebsstätte — ist die Antwort immer dieselbe wie auf einer Nachhaltigkeits- oder Cyberliste, sodass diese Felder schnell ausgefüllt werden, wenn das Kettendossier sie bereits enthält.

Häufiger scheitert es bei der Frage nach der UBO-Struktur und nach der Herkunft der Mittel. Banken wünschen sich manchmal ein Organigramm der Anteilseigentumsstruktur, und bei einem neu gegründeten Unternehmen auch eine Prognose des erwarteten Umsatzes und der Transaktionen. Diese beiden sind keine Standardfelder aus einem Kettendossier — für diese Plattform gibt es keine Antwort, da es keine Quelle gibt, die dies begründet. Was häufig vorkommt und bereits festgelegt ist, ist die Anzahl der Mitarbeiter und der Sektor, in dem das Unternehmen tätig ist; Banken nutzen diese, um ein Risikoprofil zu bestimmen.

Herkunft der angeforderten Basisdaten

Die Daten über Namen, Rechtsform, Betriebsstättenadresse und Eintragungsnummer, die eine Bank anfordert, stimmen überein mit dem, was jedes Unternehmen bereits gemäß des Handelsregisters 2007 registrieren lassen hat. Dies erklärt, warum ein Handelsregisterauszug bei nahezu jeder Bank als Basisdokument gilt: Es ist die offizielle, überprüfbare Quelle für genau diese Daten. Die Fragen nach UBO's und der Art der Geschäftstätigkeit ergeben sich aus dem Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, nicht aus dem Handelsregister — das ist ein anderer rechtlicher Rahmen mit einem anderen Zweck.